Escribir una carta de solicitud de registros médicos [con muestra]

Toda persona tiene derecho a solicitar el acceso a su propia historia clínica. Es fácil obtener una copia escribiendo una carta al consultorio médico o al hospital. Hay varias razones por las que un individuo escribiría un carta de solicitud de registros médicos

Las razones más comunes son:

  • Hacer una reclamación de seguro
  • Cambio de proveedor de atención médica
  • Mudarse fuera del estado
  • Llevar un registro médico personal
  • Obtener una segunda opinión
  • Presentar una demanda por negligencia médica

Para facilitar que el hospital o el consultorio médico encuentren los registros, la persona debe incluir la mayor cantidad de información posible, como el nombre o nombres completos si el nombre cambió debido a matrimonio o adopción, fecha de nacimiento, dirección actual y número de teléfono como así como la dirección anterior si esa fue la dirección utilizada durante el tiempo del tratamiento. 

Si la persona solo quiere ciertos registros, debe enumerar los registros que desea, para que no se le cobre por los registros que no necesita. 

Registros médicos. vienen de muchos lugares diferentes junto con hospitales y consultorios médicos. Es posible que las personas deban enviar una carta a laboratorios, enfermeras privadas, anestesiólogos, fisioterapeutas, especialistas en diagnóstico por resonancia magnética, quiroprácticos y farmacias. 

Los registros más comunes solicitados a un médico tratante son:

  • Facturas y recibos
  • Registros de prescripción
  • Rayos X
  • Registros de vacunación
  • Resultados de pruebas CAT, DKG, DDG, NMR y monitorización fetal
  • Resultados de las pruebas de diagnóstico

Los registros que se solicitan con más frecuencia en un hospital o clínica son:

  • Registros de admisión
  • Registros de la sala de emergencias
  • registros del anestesiólogo
  • Registros de alta
  • Registros de pacientes ambulatorios
  • Informes de patología
  • notas de enfermera
  • Informes pre y postoperatorios
  • Registros de terapia

Según el Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud (HIPAA) y las pautas de los reglamentos del Departamento de Salud y Servicios Humanos, el médico u hospital al que se le solicita que entregue registros médicos puede cobrar una tarifa razonable por copiar los registros. 

También pueden cobrar por el franqueo si la persona solicita que los registros se envíen a una dirección específica. 

Las pautas también permiten que el proveedor de atención médica responda a las solicitudes de registros dentro de los 30 días con una extensión adicional de 30 días por una buena razón. Los estados también pueden tener leyes que exigen una tarifa más baja o una diferencia de tiempo para responder.

Formulario de Autorización Médica

Muchos médicos y hospitales exigen que los pacientes llenen un formulario de autorización médica. La persona debe llamar a la oficina y preguntar si esto es necesario porque le ahorrará tiempo a la persona que busca los registros y, por lo tanto, a la persona que los solicita. El formulario se puede llenar, firmar e incluir en la carta de solicitud de registros. 

Los registros se pueden enviar a la residencia de la persona, al consultorio de otro médico oa una compañía de seguros. Sin embargo, una persona solo puede solicitar sus propios registros médicos. Si quieren solicitar los registros de un miembro de la familia, necesitarán un permiso por escrito del miembro de la familia. 

Si desea solicitar los registros médicos de una persona fallecida, necesitará el permiso del familiar más cercano. Cada hospital puede tener diferentes regulaciones para el manejo de solicitudes de familiares, por lo que la persona debe llamar al hospital para conocer sus regulaciones. 

Aquí hay una carta de solicitud de registros médicos de muestra. Debe estar escrito en estilo comercial formal y enviado por correo certificado. 

Dado que hay un marco de tiempo para que el proveedor de atención médica responda, es aconsejable que la persona tenga un comprobante de la hora en que recibió la carta. 

Ejemplo de carta de solicitud de registros médicos

Tu nombre
Su dirección
Ciudad (*): Estado (*): Código postal

FECHA

Nombre del proveedor de atención médica
Nombre del hospital u otra instalación, si corresponde
Dirección del proveedor de atención médica
Ciudad (*): Estado (*): Código postal

RE: Solicitar copias de mis registros médicos. Número de identificación: NÚMERO

Estimado nombre del proveedor de atención médica,

Le escribo esta carta para solicitar copias de cualquier expediente médico mío que tenga.

He entendido que de acuerdo con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y las regulaciones del Departamento de Salud y Servicios Humanos, tengo derecho a tener copias de mis registros médicos.

Me trataron en su CENTRO de FECHA a FECHA. Deseo copias de todos mis resultados de análisis de sangre, estudios de imágenes, informes operativos, así como notas de médicos y enfermeras, consultas con especialistas, referencias y cualquier otro registro en mi expediente médico.

Entiendo que puede cobrar una tarifa razonable por copiar los registros, así como por el franqueo para enviar los informes por correo a la dirección anterior. Sin embargo, no cobrará por el tiempo dedicado a localizar los registros.

Espero recibir los registros anteriores dentro de los 30 días como se especifica en HIPAA o recibir una carta que indique el motivo de cualquier retraso. Me pueden contactar al 555-123-4567 o a Name@email.com si tiene alguna pregunta.

Gracias por su tiempo atendiendo este asunto.

Sinceramente,

Firma
Tu nombre
Lista de anexos si se adjunta un sobre con la dirección o un formulario de autorización médica

hallazgos interesantes