17 modèles de lettres de demande officielles qui simplifient vos demandes

Pourquoi une lettre de demande officielle peut donner de meilleurs résultats

Une demande écrite vous apporte quelque chose qu'une conversation téléphonique ne fournit pas toujours : une trace écrite.

Vous pouvez conserver la lettre, l'envoyer par courriel à un autre service, la joindre à une plainte, vous y référer lors d'un suivi ou l'utiliser pour prouver la date de votre premier contact avec l'organisation.

Vous pouvez utiliser une lettre de demande officielle lorsque vous en avez besoin :

• Information
• Documents ou enregistrements
• Garantie
• Autorisation
• Une rencontre
• Plus de temps
• Congé du travail
• Un transfert
• Exonération des frais
• Un accord de paiement
• Réparations
• Sponsoring
• Personnel ou ressources supplémentaires
• Une exception à une politique
• Service de restauration
• Une recommendation
• Une autre action ou décision spécifique

Si un courriel est plus approprié qu'une lettre imprimée, vous pouvez adapter l'un des exemples de « Courriels professionnels pour demander quelque chose ».

Format idéal pour une lettre de demande officielle

Vous n'avez pas besoin d'un format complexe. Il vous faut un format qui permette au destinataire de parcourir rapidement vos informations.

Utilisez cette structure de base :

Votre nom*
Votre adresse
Ville, État Code postal
Adresse Email
Numéro de téléphone

Date

Nom du destinataire
Intitulé du poste du destinataire
Compagnie ou organisation
Adresse postale
Ville, État Code postal

Objet : Demande concernant [un élément spécifique, une approbation, des informations ou une action]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Dans votre premier paragraphe, indiquez précisément ce que vous demandez.

Dans le paragraphe suivant, exposez les faits les plus importants qui appuient votre demande.

Si des documents sont joints, veuillez les identifier.

Concluez en indiquant ce que vous attendez du destinataire et, le cas échéant, la date à laquelle vous souhaiteriez une réponse.

Sincères salutations,

Votre nom*

Si vous faites une demande au nom d'une entreprise ou dans le cadre d'une relation commerciale, vous pouvez comparer ce format avec des exemples de lettres de demande commerciale.

17 modèles de lettres officielles pour demander quelque chose

1. Lettre officielle de demande de renseignements

Utilisez ce modèle lorsque vous avez besoin de détails sur un programme, un produit, un service, une application, une politique, une procédure, une opportunité ou une exigence.

Objet : Demande de renseignements sur [Sujet]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander des informations sur [programme, service, application, produit, politique ou sujet].

Je souhaiterais obtenir des informations concernant [les exigences, les frais, les délais, l'admissibilité, les procédures, les options disponibles ou d'autres informations].

J'ai besoin de ces informations car je suis actuellement en train de [expliquer brièvement ce que vous essayez de compléter, d'évaluer, d'acheter, de demander ou de décider].

Si possible, veuillez me fournir toutes les instructions, formulaires, brochures, documents de candidature, indications concernant le site Web ou informations de contact qui pourraient m'aider à effectuer correctement la prochaine étape.

Je vous serais reconnaissant de me faire parvenir ces informations d'ici le [date] , si possible.

Merci de votre aide. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'informations complémentaires.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

2. Lettre officielle demandant une réunion

Utilisez ce modèle lorsque vous devez discuter d'un problème lié au lieu de travail, d'une proposition, d'un problème de compte, d'un projet, d'une décision, d'un problème de service ou de toute autre question.

Objet : Demande de réunion concernant [Sujet]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour solliciter une réunion concernant [décrire brièvement le sujet].

J'aimerais discuter de [premier point important] et [deuxième point important] afin que nous puissions clarifier la situation et déterminer la prochaine étape appropriée.

Je suis disponible aux horaires suivants :

[Date et l'heure]

[Date et l'heure]

[Date et l'heure]

Si aucun de ces créneaux horaires ne vous convient, veuillez m'indiquer celui qui vous convient le mieux.

Je pense qu'environ [15, 30 ou 60] minutes devraient suffire.

Merci d'avoir pris en considération ma demande. J'ai hâte de m'entretenir avec vous.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

3. Lettre officielle de demande d'approbation

Lorsque vous avez besoin d'une autorisation pour procéder à un achat, un projet, une dépense, un voyage, un calendrier, un événement ou toute autre proposition, expliquez précisément ce que vous souhaitez faire approuver.

Objet : Demande d'approbation de [projet, achat, dépense ou action]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour solliciter votre approbation concernant [décrivez précisément ce que vous souhaitez faire approuver].

L’objectif de cette demande est de [expliquer brièvement l’objectif].

Si elle est approuvée, cela me permettrait de [décrire le bénéfice, le résultat, l'amélioration ou la prochaine étape].

Le coût estimé, le calendrier ou l'engagement impliqué sont [fournir des détails].

Pour votre examen, j'ai joint [estimation, calendrier, proposition, budget, documents justificatifs ou autres informations].

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir prendre votre décision avant le [date] , si possible, car [expliquer brièvement pourquoi la date est importante].

Veuillez me faire savoir si vous avez besoin d'informations supplémentaires avant de prendre une décision.

Je vous remercie de votre considération.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

4. Lettre officielle demandant une augmentation de budget

Utilisez cette lettre lorsque vous avez besoin de fonds supplémentaires pour un département, un projet, un événement, un programme ou une activité commerciale.

Objet : Demande d'augmentation de budget pour [Projet ou Département]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander une augmentation du budget actuel pour [projet, département, programme ou activité].

Le budget approuvé s'élève actuellement à [montant] . En raison de [augmentation des coûts, besoins supplémentaires, besoins en personnel, dépenses imprévues, coûts d'approvisionnement ou autre raison] , le montant actuel n'est plus suffisant.

Je demande un montant supplémentaire de [montant en dollars ou pourcentage].

Les fonds supplémentaires seraient utilisés pour :

• [Dépense ou besoin]
• [Dépense ou besoin]
• [Dépense ou besoin]

Vous trouverez ci-joint un budget révisé ou un résumé des coûts indiquant comment les fonds supplémentaires seraient alloués.

L’approbation de cette demande nous permettrait de [décrire le résultat attendu].

Merci d'avoir examiné ma demande. Je serais ravi de discuter du budget révisé avec vous.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

5. Lettre officielle demandant une prolongation du délai

Vous devriez demander une prolongation avant la date limite initiale chaque fois que cela est possible.

Objet : Demande de prolongation du délai pour [exigence]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander une prolongation du délai pour [candidature, projet, paiement, rapport, devoir, document ou exigence].

La date limite actuelle est le [date].

En raison de [expliquer brièvement et factuellement la raison] , je demande une nouvelle date limite fixée au [date proposée].

Ce délai supplémentaire me permettrait de [terminer le travail, rassembler les documents nécessaires, organiser le paiement, obtenir des informations ou résoudre le problème].

Je comprends l'importance de respecter la date limite initiale et je vous remercie de prendre cette demande en considération.

Veuillez m'indiquer si la prolongation proposée peut être approuvée ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires de ma part.

Je vous remercie de votre considération.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

6. Lettre officielle de demande de congé

Lorsque vous avez besoin de vous absenter du travail, indiquez à votre employeur les dates et les informations nécessaires pour évaluer votre demande, sans inclure de détails personnels inutiles.

Si vous avez besoin d'une autorisation spécifique pour vous absenter du travail, consultez la page Demande d'autorisation d'absence du travail.

Objet : Demande de congé du [date de début] au [date de fin]

Cher/Chère [Nom du responsable] :

Je vous écris pour demander officiellement un congé du [date de début] au [date de fin].

Je prévois de retourner au travail le [date de retour].

La raison de ma demande est [brève raison, le cas échéant].

Avant le début de mon congé, je terminerai [tâche ou responsabilité importante] et prendrai les dispositions nécessaires pour tout travail urgent.

Si cela est approuvé, [collègue, département ou équipe] pourra peut-être m'aider avec [responsabilité] pendant mon absence.

Veuillez m'indiquer si je dois remplir des formulaires supplémentaires ou fournir des pièces justificatives.

Merci de considérer ma demande.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

7. Lettre officielle de demande de mutation

Utilisez une demande de mutation lorsque vous souhaitez changer de service, de lieu, de succursale, d'horaire ou de poste.

Objet : Demande de mutation à [poste, département ou lieu]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander que ma demande de transfert de mon poste actuel de [titre du poste actuel] au sein du [département ou lieu] soit prise en compte pour le poste, département, succursale ou lieu souhaité.

Je demande ce transfert parce que [expliquez brièvement votre raison].

Durant mon séjour à mon poste actuel, j'ai acquis de l'expérience dans les domaines suivants : [compétences, responsabilités, réalisations ou domaines d'expertise].

Je pense que cette expérience me permettrait de contribuer efficacement au poste ou au lieu demandé.

Si une opportunité de mutation se présente, je serais reconnaissant de pouvoir en discuter, en précisant les conditions requises et le calendrier possible.

Je suis également disposé à faciliter au maximum la transition.

Merci de considérer ma demande.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

Si votre demande concerne une promotion plutôt qu'une mutation latérale, consultez la section « Comment rédiger une lettre de demande de promotion ».

8. Lettre officielle demandant une exonération de frais

Si des frais vous causent des difficultés financières, expliquez brièvement votre situation et précisez les frais exacts dont vous souhaitez obtenir l'annulation ou la réduction.

Objet : Demande d'exonération de [Nom des frais]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander une dispense ou une réduction des [frais de demande, de dépôt, de service, de retard, administratifs ou de programme] associés à [compte, demande, service ou programme].

Les frais s'élèvent actuellement à [montant].

Le paiement de la totalité de la somme me causerait des difficultés financières car [expliquer brièvement les circonstances].

Je reste déterminé à compléter [demande, programme, dépôt, service ou exigence] , mais je demande de l'aide concernant ces frais particuliers.

J'ai inclus [documents relatifs aux revenus, relevé de prestations, documents relatifs aux difficultés financières, résumé des dépenses ou autres informations justificatives] , si nécessaire.

Veuillez m'indiquer si je suis admissible à une exemption totale ou partielle et si vous avez besoin d'un autre formulaire ou document de ma part.

Merci de considérer ma demande.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

9. Lettre officielle demandant un accord de paiement

Une proposition de paiement doit inclure des chiffres. Indiquez au créancier ou à l'entreprise le montant que vous pouvez raisonnablement payer et la date à laquelle vous pouvez commencer les paiements.

Vous trouverez d'autres exemples dans les Modèles de lettres d'accord de paiement.

Objet : Demande d'échéancier de paiement pour le compte [Numéro]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris afin de solliciter un échéancier de paiement pour le solde impayé de mon compte.

Numéro de compte ou de référence : [Numéro]

Solde actuel : [Montant]

En raison de [brève explication de vos difficultés financières temporaires] , je ne suis pas en mesure de payer la totalité du solde en une seule fois.

Je voudrais proposer des paiements de [montant] par [semaine ou mois] , à compter du [date].

Dans le cadre de cet accord proposé, je m’attends à ce que le solde soit payé aux alentours du [date].

Veuillez m'indiquer si ce plan de paiement peut être approuvé.

Si ma demande est acceptée, je vous serais reconnaissant de me confirmer par écrit le montant du paiement, les dates de paiement, le mode de paiement, les frais, les intérêts et toutes autres conditions de l'accord.

Merci d'avoir travaillé avec moi.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

Si le compte concerne une dette inhabituelle recouvrée auprès de vous, vous devrez peut-être consulter la procédure pour demander une lettre de validation de dette avant de proposer un paiement.

10. Lettre officielle demandant des documents ou des archives

Une demande de documents doit identifier précisément les documents dont vous avez besoin plutôt que de simplement demander à l'organisation de « vous envoyer votre dossier ».

Pour des exemples plus spécifiques à la situation, utilisez la lettre de demande de documents.

Objet : Demande de copies de [documents ou dossiers]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris afin de demander des copies des documents suivants :

• [Document ou enregistrement 1]
• [Document ou enregistrement 2]
• [Document ou enregistrement 3]

Ces documents concernent [compte, emploi, inscription, traitement, transaction, dossier, demande ou service].

La plage de dates concernée est [date de début] jusqu'à [date de fin].

Mes informations d'identification sont :

Nom complet : [Votre nom]

Numéro de compte, d'employé, d'étudiant, de patient ou de dossier : [Numéro]

Veuillez envoyer les documents par [courriel sécurisé, courrier postal, portail sécurisé, fax ou retrait].

Je vous serais reconnaissant de me les faire parvenir avant le [date] , si possible.

Si des frais de copie, de certification, d'envoi ou de traitement s'appliquent, veuillez m'en informer avant de traiter la demande.

Merci pour votre aide.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

11. Lettre officielle demandant une réparation ou un entretien

Lors de votre demande de réparation, décrivez le problème et expliquez comment il vous affecte.

Objet : Demande de réparation ou d'entretien à [Adresse ou emplacement]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander la réparation ou l'entretien de [décrire le problème].

J'ai remarqué le problème pour la première fois le [date].

La situation actuelle est [décrire ce qui se passe].

Le problème affecte [la sécurité, l'accès, le confort, l'utilisation de la propriété, les opérations, l'équipement ou tout autre aspect].

J'ai déjà signalé le problème le [date] , le cas échéant.

J'ai joint [photographies, vidéos, notes d'inspection, messages précédents, estimations ou autres documents].

Veuillez programmer une inspection ou une réparation dès que possible.

Je suis disponible pour vous donner accès sur :

[Date et l'heure]

[Date et l'heure]

Veuillez confirmer la date de la réparation et l'identité de la personne qui effectuera les travaux.

Nous vous remercions de votre attention.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

12. Lettre officielle de demande de parrainage ou de soutien

Votre demande de parrainage doit expliquer vos besoins et ce que le parrain reçoit en retour.

Pour une stratégie de parrainage complète, consultez le guide « Comment rédiger une lettre de demande de parrainage ».

Objet : Demande de parrainage pour [Événement, Programme ou Organisation]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

J’écris au nom de [organisation, école, équipe, programme ou groupe] pour vous demander d’envisager de parrainer [événement, programme, initiative ou activité].

Notre objectif est de [décrire le but et les bénéficiaires].

L'événement ou le programme aura lieu le [date] à [lieu] et devrait servir ou atteindre environ [nombre ou type de personnes].

Nous demandons [montant précis en dollars, équipement, nourriture, fournitures, services, aide pour la location de lieux ou autre soutien].

Votre contribution nous aiderait à [décrire précisément ce que le parrainage financera].

En reconnaissance de votre soutien, nous pouvons vous offrir [un emplacement de logo, une reconnaissance lors d'un événement, une mention sur le site web, une signalétique, une visibilité sur les réseaux sociaux, des billets ou un autre avantage].

Veuillez nous faire savoir avant le [date] si vous souhaitez participer.

Merci d'avoir pris en compte notre demande.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

[Organisation ou titre]

Si vous sollicitez principalement une contribution caritative plutôt qu'un parrainage commercial, consultez la section « Comment rédiger une lettre de demande de don ».

13. Lettre officielle de demande d'autorisation

Utilisez ce modèle lorsque vous avez besoin d'une autorisation avant d'assister à une activité, d'y accéder, de l'utiliser, de la modifier, de vous déplacer, de l'héberger ou d'effectuer toute autre action.

Objet : Demande d'autorisation pour [Action]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander la permission de [décrire l'action ou l'activité].

L'objet de ma demande est [brève explication].

Voici les détails proposés :

Date : [Date]

Heure : [Heure]

Lieu : [Lieu]

Je me conformerai à toutes les règles, procédures, exigences de sécurité et restrictions applicables.

Je serai également responsable de [la supervision, le nettoyage, les coûts, la sécurité, l'équipement, le transport ou toute autre obligation] , le cas échéant.

Veuillez m'indiquer si vous avez besoin d'un formulaire, d'une pièce d'identité, de frais, d'une attestation d'assurance, d'une autorisation ou de tout autre document avant que l'approbation puisse être accordée.

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir prendre votre décision avant le [date] , si possible.

Je vous remercie de votre considération.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

14. Lettre officielle demandant du personnel ou des ressources supplémentaires

Vous aurez plus de chances de formuler une demande de ressources convaincante si vous démontrez l'impact de la pénurie actuelle.

Objet : Demande de [personnel ou de ressources supplémentaires]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander des [personnel, équipement, logiciels, fournitures, formation, assistance temporaire ou autres ressources] supplémentaires pour [département, projet, équipe, bureau ou programme].

Notre charge de travail actuelle a augmenté à cause de [expliquer brièvement la raison].

Cette situation affecte [le service client, les délais de traitement, la charge de travail des employés, la sécurité, la productivité, la précision, les délais ou tout autre domaine mesurable].

Au cours de la période [période] , nous avons constaté [inclure les informations mesurables si disponibles].

Je demande [nombre précis d'employés, type d'équipement, montant du budget, logiciels, fournitures ou autres ressources].

La mise à disposition de ces ressources nous permettrait de [décrire l'amélioration attendue].

J'ai joint [données de charge de travail, calendrier, estimation des coûts, rapport de performance ou autre documentation].

Merci d'avoir examiné cette demande. Je serais reconnaissant de pouvoir discuter des solutions possibles.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

15. Lettre officielle demandant une exception à la politique d'exemption

Si vous demandez une exception, montrez que vous comprenez la règle avant d'expliquer pourquoi votre situation justifie un traitement différent.

Objet : Demande de dérogation à [Politique ou exigence]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander une exception à la politique concernant [décrire la politique].

Je comprends que la politique exige généralement [expliquer brièvement l'exigence normale].

Cependant, ma situation est différente car [fournir une explication factuelle concise].

Je demande donc l'autorisation de [indiquer précisément l'exception souhaitée].

Accédant à cette demande, je pourrais [décrire le résultat] tout en respectant l'objectif de la politique.

J'ai joint [déclaration justificative, documentation, calendrier, informations financières, approbation, documentation médicale ou autres preuves pertinentes].

Veuillez m'indiquer si vous avez besoin d'informations supplémentaires pour évaluer ma demande.

Je vous remercie de votre considération.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

16. Lettre officielle demandant le rétablissement du service

Utilisez cette lettre lorsqu'un service a été déconnecté, suspendu, interrompu ou restreint et que vous avez pris des mesures pour résoudre le problème.

Objet : Demande de rétablissement de [Nom du service]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je vous écris pour demander le rétablissement de [service public, internet, téléphone, compte, abonnement, adhésion ou autre service].

Numéro de compte : [Numéro]

Le service a été interrompu le [date].

Je comprends que l'interruption est survenue à cause de [raison, si connue].

Depuis lors, j'ai entrepris les démarches suivantes pour résoudre le problème :

• [Paiement effectué]
• [Document soumis]
• [Rendez-vous terminé]
• [Informations mises à jour]

Pour information, j'ai joint [confirmation de paiement, reçu, formulaire, correspondance ou autre preuve].

Veuillez rétablir le service dès que le compte sera éligible ou indiquez-moi quelle action supplémentaire est requise.

Je vous serais reconnaissant de me recevoir une confirmation écrite une fois le service rétabli.

Merci pour votre aide.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

17. Lettre officielle demandant une lettre de recommandation

Choisissez une personne qui connaît suffisamment bien vos capacités pour rédiger une recommandation spécifique.

Pour plus de conseils sur la manière de contacter votre référent, consultez la section Comment demander une lettre de recommandation.

Objet : Demande de lettre de recommandation

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

J'espère que tu vas bien.

Je vous écris pour vous demander si vous seriez à l'aise de fournir une lettre de recommandation pour ma candidature à [emploi, école, bourse, programme d'études supérieures, programme de licence, prix ou opportunité].

Je vous pose la question parce que vous connaissez mon [travail, mes résultats scolaires, mes compétences, mon caractère, mes réalisations ou mon expérience].

L'organisation s'intéresse particulièrement aux candidats qui font preuve de [qualités ou qualifications].

La recommandation doit être soumise avant le [date] et doit être envoyée par [courriel, système en ligne, courrier postal ou autre méthode].

Pour faciliter le processus, j'ai inclus :

• Mon CV
• Détails de l'application
• Réalisations pertinentes
• Instructions pour la soumission
• Informations sur la date limite
• Autres informations utiles

Veuillez m'indiquer si vous vous sentez à l'aise de formuler une recommandation aussi positive.

Je comprends parfaitement si votre emploi du temps ne vous permet pas d'avoir suffisamment de temps.

Merci de considérer ma demande.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

Comment faciliter l'approbation de votre demande officielle

Une demande claire et précise ne se contente pas de paraître professionnelle ; elle réduit l’effort que le destinataire doit fournir pour la comprendre et la traiter.

Formuler une requête principale

Votre destinataire devrait pouvoir identifier le résultat souhaité presque immédiatement.

Évitez de regrouper plusieurs problèmes sans lien entre eux dans une seule lettre.

Si votre problème de facturation relève du service comptable et votre réclamation concernant le service client, veuillez séparer les demandes.

Inclure des détails vérifiables

Fournissez au destinataire les informations nécessaires pour qu'il puisse trouver votre compte ou évaluer votre situation.

Selon votre demande, cela peut inclure :

• Dates
• Montants en dollars
• Numéros de facture
• Numéros de compte
• Numéros de demande
• Numéros d'employés
• Nombre d'étudiants
• Numéros de réclamation
• Numéros de commande
• Adresses des propriétés
• Numéros de dossier ou de dossier

N’incluez pas les numéros de sécurité sociale complets, les mots de passe bancaires, les numéros de carte de crédit ou toute autre information sensible inutile dans une lettre ou un courriel ordinaire.

Expliquez pourquoi cette demande est importante.

Vous n'avez généralement pas besoin de raconter toute votre histoire personnelle.

Donnez au destinataire suffisamment d'éléments de contexte pour qu'il comprenne pourquoi la demande est raisonnable.

Par exemple :

« J’ai besoin de l’attestation d’emploi avant le 15 septembre car elle est requise pour ma demande de prêt hypothécaire. »

Si vous avez besoin d'une attestation d'emploi, vous pouvez utiliser la méthode « Comment demander une attestation d'emploi » pour obtenir une formulation plus ciblée.

Joindre les preuves pertinentes

Les documents justificatifs utiles peuvent inclure :

• Recettes
• Déclarations
• Factures
• Photographes
• Contrats
• Estimations
• Avis
• Horaires
• Formulaires
• Correspondance antérieure
• Numéros de confirmation

Mentionnez les pièces jointes dans votre lettre afin que le destinataire sache pourquoi elles sont incluses.

Donnez une date de réponse raisonnable

Une date précise est généralement plus utile que des expressions telles que « immédiatement » ou « dès que possible ».

Tu peux écrire:

« Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me faire parvenir votre réponse avant le [date] , si possible. »

Lorsqu'il existe une date limite formelle, expliquez-la brièvement.

Demandez une confirmation écrite

Une confirmation écrite peut vous aider à déterminer si votre demande a été reçue, approuvée, refusée, transférée ou est toujours en cours d'examen.

Une phrase de conclusion utile est :

« Veuillez confirmer la réception de cette demande et m’indiquer la prochaine étape prévue. »

Erreurs courantes pouvant retarder votre demande

Vous pouvez affaiblir une demande par ailleurs raisonnable en la rendant difficile à traiter.

Évitez:

• Formuler la demande de manière vague
• Attendre trop longtemps avant d'exprimer ce que l'on veut
• Vous avez envoyé votre lettre au mauvais service.
• Oublier des dates importantes
• Omettre les numéros de compte ou de référence
• Y compris une histoire personnelle excessive
• En utilisant un ton colérique ou menaçant
• Demander plusieurs actions sans rapport entre elles
• Oublier les pièces justificatives
• Exiger un délai irréaliste
• Omission d'inclure les coordonnées
• Envoyer des informations sensibles par une méthode non sécurisée
• Oublier d'enregistrer une copie
• Ne pas donner suite

Votre objectif devrait être de formuler une demande facile à comprendre, à vérifier et à répondre.

Comment faire un suivi si vous ne recevez pas de réponse

Si votre première demande ne reçoit aucune réponse, vous n'avez généralement pas besoin de réécrire la lettre en entier.

Envoyez un bref message de suivi.

Objet : Suivi de la demande soumise le [Date]

Cher/Chère [Nom du destinataire] :

Je fais suite à ma demande soumise le [date] concernant [identifier brièvement le sujet].

Ma demande initiale portait sur [indiquer les informations exactes, le document, l'approbation, la réparation, l'arrangement de paiement, le service ou la décision].

Veuillez m'indiquer si ma demande a bien été reçue et si vous avez besoin d'informations complémentaires de ma part.

Je vous serais reconnaissant de me faire part de l'état d'avancement d'ici le [date] , si possible.

Par souci de commodité, j'ai joint une copie de ma demande initiale.

Merci de votre attention à cette question.

Sincères salutations,

[Votre Nom]

Si vous avez initialement contacté le destinataire par voie électronique, vous pouvez également adapter le libellé des courriels professionnels pour demander quelque chose.