Rédaction d'une lettre de demande de dossiers médicaux [avec exemple]

Chacun a le droit de demander l'accès à son propre dossier médical. Il est facile d'en obtenir une copie en écrivant une lettre au cabinet du médecin ou à l'hôpital. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une personne écrirait un lettre de demande de dossier médical

Les raisons les plus courantes sont:

  • Faire une réclamation d'assurance
  • Changer de fournisseur de soins de santé
  • Sortir de l'état
  • Tenue d'un dossier médical personnel
  • Obtenir un deuxième avis
  • Déposer une plainte pour faute médicale

Pour permettre à l'hôpital ou au cabinet du médecin de trouver facilement les dossiers, la personne doit inclure autant d'informations que possible, telles que le nom complet ou les noms si le nom a changé en raison d'un mariage ou d'une adoption, la date de naissance, l'adresse actuelle et le numéro de téléphone, le cas échéant. ainsi que l'adresse précédente si c'était l'adresse utilisée pendant le traitement. 

Si la personne ne veut que certains enregistrements, elle doit lister les enregistrements qu'elle souhaite, afin de ne pas être facturée pour les enregistrements dont elle n'a pas besoin. 

Dossiers médicaux viennent de nombreux endroits différents ainsi que des hôpitaux et des cabinets de médecins. Les particuliers peuvent avoir besoin d'envoyer une lettre aux laboratoires, aux infirmières privées, aux anesthésistes, aux physiothérapeutes, aux diagnosticiens en IRM, aux chiropraticiens et aux pharmacies. 

Les dossiers les plus fréquemment demandés à un médecin traitant sont :

  • Factures et reçus
  • Dossiers de prescription
  • Rayons X
  • Carnets de vaccination
  • Résultats des tests CAT, DKG, DDG, RMN et de surveillance fœtale
  • Résultats des tests diagnostiques

Les dossiers les plus souvent demandés à un hôpital ou à une clinique sont :

  • Dossiers d'admission
  • Registres des urgences
  • Les dossiers de l'anesthésiste
  • Dossiers de sortie
  • Dossiers ambulatoires
  • Rapports de pathologie
  • Notes de l'infirmière
  • Rapports pré et post-opératoires
  • Dossiers de thérapie

Selon l' Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance-maladie (HIPAA) et les directives réglementaires du ministère de la Santé et des Services sociaux, le médecin ou l'hôpital à qui l'on demande de fournir des dossiers médicaux peut facturer des frais raisonnables pour la copie des dossiers. 

Ils peuvent également facturer des frais de port si la personne demande que les dossiers soient envoyés à une adresse spécifique. 

Les lignes directrices permettent également au fournisseur de soins de santé de répondre aux demandes de dossiers dans les 30 jours avec une prolongation supplémentaire de 30 jours pour une bonne raison. Les États peuvent également avoir des lois qui exigent des frais moins élevés ou un décalage horaire pour répondre.

Formulaire de décharge médicale

De nombreux médecins et hôpitaux exigent que les patients remplissent un formulaire de décharge médicale. La personne doit appeler le bureau et demander si cela est nécessaire, car cela fera gagner du temps à la personne qui recherche les documents, ce qui fera gagner du temps à la personne qui en fait la demande. Le formulaire peut être rempli, signé et inclus dans la lettre demandant les dossiers. 

Les dossiers peuvent être envoyés au domicile de la personne, au cabinet d'un autre médecin ou à une compagnie d'assurance. Cependant, une personne ne peut demander que son propre dossier médical. S'ils veulent demander les dossiers d'un membre de la famille, ils auront besoin d'une autorisation écrite du membre de la famille. 

S'ils souhaitent demander les dossiers médicaux d'une personne décédée, ils auront besoin de l'autorisation du plus proche parent. Chaque hôpital peut avoir des réglementations différentes pour le traitement des demandes de proches parents, de sorte que la personne doit appeler l'hôpital pour connaître ses réglementations. 

Voici un exemple de lettre de demande de dossier médical. Il doit être rédigé dans un style professionnel formel et envoyé par courrier certifié. 

Puisqu'il y a un délai pour que le fournisseur de soins de santé réponde, il est sage que la personne ait une preuve de l'heure à laquelle la lettre a été reçue. 

Exemple de lettre de demande de dossier médical

Votre Nom et prénom
Votre adresse
Ville (*): État (*): Code Postal

DATES

Nom du fournisseur de soins de santé
Nom de l'hôpital ou autre établissement, le cas échéant
Adresse du fournisseur de soins de santé
Ville (*): État (*): Code Postal

RE : Demander des copies de mon dossier médical. Numéro d'identification : NUMÉRO

Cher nom du fournisseur de soins de santé,

J'écris cette lettre pour demander des copies de tout dossier médical que vous possédez.

J'ai compris que, conformément à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et aux réglementations du ministère de la Santé et des Services sociaux, j'ai le droit d'avoir des copies de mes dossiers médicaux.

J'ai été soigné dans votre ÉTABLISSEMENT de DATE à DATE. J'aimerais obtenir des copies de tous mes résultats d'analyses sanguines, d'études d'imagerie, de rapports opératoires, ainsi que des notes de médecins et d'infirmières, de consultations avec des spécialistes, de références et de tout autre enregistrement dans mon dossier médical.

Je comprends que vous pouvez facturer des frais raisonnables pour la copie des dossiers, ainsi que pour les frais postaux pour envoyer les rapports à l'adresse ci-dessus. Cependant, vous ne facturerez pas le temps passé à localiser les enregistrements.

J'espère recevoir les documents ci-dessus dans les 30 jours spécifiés par la loi HIPAA ou recevoir une lettre indiquant la raison de tout retard. Je peux être contacté au 555-123-4567 ou à Name@email.com si vous avez des questions.

Merci d'avoir pris le temps de vous occuper de cette affaire.

Sincèrement,

Signature
Votre Nom et prénom
Liste des pièces jointes si une enveloppe adressée est jointe ou un formulaire de décharge médicale

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