Rédaction d'un e-mail de congé d'urgence familiale [échantillon gratuit]

Il est reconnu que lorsque la famille d'une personne est en difficulté, il est plus productif pour son employeur de la laisser s'occuper de l'urgence plutôt que de la garder au travail alors qu'elle est inquiète et stressante.

Lorsque cela se produit, il peut être nécessaire qu'un membre de la famille prendre d'urgence quitter de son travail pour aider à la maison. Il n'est pas possible, dans de telles circonstances, de demander un congé à l'avance. 

Cependant, il est courtois et responsable ainsi qu'essentiel d'informer un employeur ou un service des ressources humaines si une personne doit quitter le travail rapidement.

Règles et Règlements

Il est important de suivre toutes les règles et réglementations relatives aux congés dans le contrat d'une personne, mais les congés d'urgence seront également autorisés. 

La personne concernée doit écrire un e-mail de congé d'urgence familiale à son employeur ou au responsable des ressources humaines pour demander ce type de congé.

Certaines entreprises ont des politiques de congé d'urgence et peuvent exiger une preuve de l'urgence, comme un rapport de police d'un accident d'automobile ou des documents médicaux relatifs à une maladie ou à un autre accident.

L'employé doit s'assurer qu'il respecte toutes les politiques de l'entreprise en matière de congé d'urgence. Ce type de congé ne doit pas être utilisé comme congé de maladie pour l'employé. 

Loi sur les congés familiaux et médicaux

Selon l' Loi sur le congé familial et médical aux États-Unis, les gens ont le droit de s'absenter de leur travail pour des urgences familiales légitimes sans craindre de perdre leur emploi ou d'être rétrogradés.

Outre la maladie ou l'accident, la naissance ou l'adoption d'un enfant sont d'autres raisons de prendre un congé pour urgence familiale. Les employés peuvent vouloir utiliser leur temps de vacances pour un congé d'urgence. Sinon, le congé peut être sans solde.

Un e-mail de congé d'urgence familiale doit contenir :

  • Le type d'urgence
  • La date de retour prévue
  • Les coordonnées du salarié
  • Autres détails pouvant clarifier la situation

Le ton de l'e-mail doit être à la fois respectueux et convaincant. Il n'est pas recommandé de s'étendre longuement sur un horrible accident ou une maladie. Cependant, il est important de préciser le motif de la demande de congé d'urgence.

Par exemple, l'e-mail peut dire que l'enfant de l'employé a eu un accident de voiture et a été transporté à l'hôpital, mais il n'est pas nécessaire de dire que la jambe de l'enfant peut être cassée ou qu'il peut y avoir de graves blessures internes.

Dates spécifiques

Même si un congé d'urgence ne peut pas être planifié, il doit contenir des dates précises. Par exemple, la personne peut vouloir quitter le bureau immédiatement, mais elle doit donner une date à laquelle elle prévoit de revenir.

Dans certains cas, il peut ne pas être possible de donner une date de retour, mais l'employé doit essayer de sélectionner une date de retour même si elle est plus longue que nécessaire. Il se peut qu'ils n'aient besoin que de deux jours pour s'occuper de l'urgence ou qu'ils aient besoin de deux semaines.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'e-mail de congé d'urgence familiale. Il doit être rédigé dans un style formel de lettre commerciale et remis en main propre à la personne concernée. Comme pour toute communication formelle, il est recommandé à l'employé de conserver une copie du courriel dans ses dossiers.

L'employé doit envoyer le courriel à l'employeur ou au responsable des ressources humaines et une copie à son superviseur direct, afin que le courriel soit versé au dossier de l'employé.

Exemple de courriel de congé d'urgence familiale

À: employeur@entreprise.com
Cc: superviseur@business.com

Sujet: Sortie de secours

Cher nom d'employeur :

Cet e-mail est pour vous informer que je dois prendre un congé d'urgence à partir d'aujourd'hui. Ma fille vient de m'appeler pour m'informer que ma femme s'est effondrée à l'épicerie et a été emmenée au nom de l'hôpital.

Je dois aller à l'hôpital au plus vite. Je ne sais pas encore si elle est gravement malade et vous informerai dès que possible. Je prévois de retourner au travail après-demain le DATE car j'ai besoin d'une journée pour faire en sorte que quelqu'un vienne vivre chez nous pendant quelques jours jusqu'à ce que ma femme sorte de l'hôpital.

J'ai informé mes collègues de ma situation et je suis assuré que mon travail n'en souffrira pas pendant cette période. Je suis joignable à tout moment au numéro de téléphone si vous avez des questions ou souhaitez plus d'informations. Je suis également joignable à l'adresse e-mail.

Merci pour votre considération en cette période troublante. J'attends avec impatience une réponse positive.

Sincèrement,

Nom et Prénom

dactylographie exécutive

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