Rédaction d'une lettre de demande de remboursement [avec exemple]

Pour les biens ou services qui n'ont pas été reçus ou retournés et pour lesquels un remboursement est demandé, un consommateur peut écrire une lettre de demande de remboursement. 

La lettre doit être brève et précise, décrivant le bien ou le service et expliquant pourquoi le client pense avoir droit à un remboursement.

demande formelle

Les demandes de remboursement doivent être formelles et ne pas utiliser un langage menaçant ou critique à l'égard de l'entreprise à laquelle elles s'adressent. 

Si une garantie de remboursement intégral dans un certain délai a été donnée au moment de l'achat, cela doit être mentionné dans la lettre. 

Raison de la demande de remboursement

La solution motif de la demande de remboursement doit également être clairement indiqué. Quelle que soit la raison, la lettre de base comprendra une introduction, une demande de remboursement, le motif de la demande, les pièces justificatives, l'appréciation et les attentes.

Certaines des raisons pour lesquelles les consommateurs demandent un remboursement sont :

  1. Impossible de suivre un cours universitaire pour cause de maladie
  2. Impossible de participer à un centre de fitness pour cause de maladie
  3. Insatisfaction avec un service de nettoyage
  4. Livraison incorrecte
  5. Marchandises endommagées
  6. Appareil défectueux

La lettre doit être convaincante

Il est important que la lettre convainque le destinataire qu'un remboursement est sa meilleure ligne de conduite. De nombreuses entreprises et entreprises préfèrent émettre un remboursement à un client à long terme plutôt que de ne pas le faire. 

C'est parce que la fidélité des clients est importante. Il en coûte moins cher à une entreprise de conserver de bons clients que d'en obtenir de nouveaux. 

Si le consommateur est un client fidèle, il doit le mentionner dans la lettre. Même si le client est nouveau, il est dans l'intérêt de l'entreprise de le satisfaire.

politique de remboursement

Avant de rédiger la lettre de demande de remboursement, le consommateur doit rechercher la politique de remboursement de l'entreprise ou de l'université. La lettre doit faire référence à la politique de l'entreprise. 

Cela peut être trouvé sur un reçu, un bon de commande ou un site Web sur la page du service client. S'il n'y a pas de politique de remboursement claire mentionnée, le consommateur doit appeler l'entreprise et poser des questions à ce sujet. 

S'il existe des reçus, des bons de commande, des factures ou d'autres documents pertinents, des copies de ceux-ci doivent être jointes à la lettre. 

Tous les détails tels que les numéros de commande ou les numéros d'identification du client doivent être mentionnés dans la lettre. Ceux-ci aideront l'entreprise à identifier la transaction. 

Indiquez clairement ce qu'ils veulent

Le consommateur doit indiquer clairement ce qu'il veut. Il peut s'agir d'un remboursement total ou partiel. Si l'entreprise sait ce qui rendra le consommateur heureux, il y a de meilleures chances qu'elle s'y conforme. 

Dans le cas d'une demande de remboursement d'un service pour cause de maladie, le consommateur doit joindre des copies des pièces justificatives d'un médecin. S'il existe une autre raison telle que la perte d'un emploi, des pièces justificatives pour le prouver doivent être incluses.

Délai de remboursement

Les lettres demandant un remboursement doivent être envoyées dès que le consommateur se rend compte qu'il y a un défaut ou qu'il ne peut pas profiter d'un service. Plus ils attendent pour faire la demande, moins ils ont de chance de succès. Il y a souvent un délai de remboursement tel que 30 ou 90 jours. 

Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre de demande de remboursement pour les frais de scolarité. Il est très important que la lettre soit envoyée dans n'importe quel délai. De nombreux collèges n'accordent pas de remboursement, mais ils permettent des circonstances atténuantes. La lettre doit être envoyée par courrier certifié, afin que l'expéditeur ait une preuve de l'heure et de la date à laquelle la lettre a été envoyée et reçue. 

Toutes les pièces jointes doivent être des copies et non des documents originaux. Le consommateur doit conserver une trace de toutes les communications avec l'université ou l'entreprise. 

Exemple de lettre de demande de remboursement pour les frais de scolarité

Nom et Prénom
Votre adresse
Ville (*): État (*): Code Postal

DATES

Services financiers
Nom de l'université
Adresse de l'université
Ville (*): État (*): Code Postal

Chers Messieurs, 

Je suis étudiant au semestre d'été de [Nom de l'université]. J'étais inscrit au cours d'histoire de l'Inde qui a commencé le [DATE]. Cette lettre est pour demander un remboursement complet de mes frais de scolarité de 225 $.

Selon les politiques de remboursement de l'université écrites dans le manuel de l'étudiant, un remboursement complet sera accordé si l'étudiant se retire du cours dans les six semaines suivant le début du cours. Comme vous pouvez le voir sur le bordereau de retrait ci-joint, je suis dans cette limite. 

La raison pour laquelle je suis obligé d'abandonner ce cours est à cause d'un accident de voiture dans lequel je me suis cassé les deux jambes. Je vais suivre une thérapie physique pendant les huit prochaines semaines et je ne pourrai pas assister aux cours. 

Vous trouverez ci-joint une lettre de mon médecin, [DR. NOM], ainsi qu'une copie des dossiers hospitaliers. Merci de l'attention que vous portez à cette question et j'attends avec impatience de recevoir le remboursement complet.

Si vous avez des questions ou avez besoin de plus amples informations, je peux être contacté au 555-123-4567 ou à Name@email.com. 

Sincèrement,

Votre signature
Votre nom imprimé
Liste des pièces jointes

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