Rédaction d'un simple e-mail de rupture de contrat [Échantillon gratuit]

Lorsqu'un contrat entre deux ou plusieurs parties est signé, cela signifie que les signataires sont légalement tenus de respecter les termes du contrat. Si l'une des parties ne remplit pas les conditions, cette partie est en rupture du contrat.

Être en violation d'un contrat est illégal et non professionnel, et la partie lésée peut intenter une action en justice contre la partie en infraction pour faire respecter les termes du contrat ou pour d'autres formes de compensation.

Partie lésée

La première étape consiste pour la partie lésée à envoyer un e-mail de rupture de contrat à l'autre partie qui indique clairement en détail comment elle ne respecte pas les termes du contrat. 

Il est considéré comme sage d'essayer de résoudre la rupture de contrat en personne avant d'envoyer un e-mail de mise en demeure. Si une discussion informelle peut résoudre le problème, cela fera gagner du temps et de l'argent aux deux parties.

Examinez attentivement le contrat

Avant que la partie lésée n'écrive l'e-mail, elle doit examiner attentivement le contrat et être certaine qu'une rupture de contrat s'est produite. Les points suivants doivent être inclus dans l'e-mail :

• La plupart des contrats comportent une clause de notification qui stipule comment une rupture de contrat doit être notifiée à la partie contrevenante.

Par exemple, les avis peuvent devoir être envoyés par télécopieur, courriel ou courrier recommandé. Si ces procédures ne sont pas suivies, l'avis ne peut pas être légalement considéré comme un avis officiel de manquement.

• Le courriel doit être envoyé à la bonne personne qui a signé le contrat, et il doit être envoyé par la méthode appropriée.

Record officiel

• La date est très importante car il s'agit de l'enregistrement officiel du moment où la partie contrevenante a été officiellement informée de la violation. La date pourrait être importante si le litige est porté devant les tribunaux.

• La violation doit être décrite. Cela signifie généralement indiquer clairement quelle section du contrat a été violée. Il existe généralement trois types de violations :

o Une partie ne paie pas ou n'exécute pas les tâches promises dans le contrat
o Une partie déclare qu'elle ne remplira pas ses obligations à l'avenir
o Une partie empêche l'autre partie d'exécuter ses obligations

• Chacune des parties peut notifier à l'autre partie tout type de manquement, mais les tribunaux accordent la plus grande attention aux manquements matériels.

Cela signifie que la valeur du contrat a été détruite par la rupture. Une violation non substantielle ne mettra généralement pas fin à l'accord.

Solution à la brèche

• L'e-mail doit proposer une solution à la violation. S'il est trop tard pour résoudre le problème, la lettre de notification de violation servira à annuler l'accord et à demander des dommages et intérêts.

Le cas échéant, la partie lésée peut offrir un délai à la partie contrevenante pour réparer le manquement.

Par exemple, si le contrat portait sur le nettoyage des débris d'hiver dans une grande cour et que la personne sous contrat n'a pas effectué le travail à l'heure convenue, la partie lésée peut offrir une période prolongée de 30 jours pendant laquelle la partie contrevenante peut nettoyer la cour.

• L'e-mail doit avoir un ton professionnel et ne pas contenir de colère ni de langage insultant, même si la partie lésée est très contrariée que le contrat n'ait pas été honoré.

Cet e-mail peut être la base d'une action en justice, il doit donc être très professionnel. La lettre doit s'en tenir aux faits et éviter d'exprimer une blessure émotionnelle.

• L'e-mail ne doit pas menacer la partie contrevenante d'un procès. L'intimidation n'est pas une bonne stratégie commerciale et peut se retourner contre vous, entraînant une poursuite coûteuse que la partie lésée ne voulait pas.

Il existe quatre réponses de base qu'une partie lésée peut recevoir après avoir envoyé un e-mail d'avis de violation.

Pas de réponse

• Il se peut qu'il n'y ait pas de réponse à l'e-mail. Après une attente de deux semaines, il est recommandé à la partie lésée d'envoyer un deuxième email faisant référence à l'email précédent avec les dates applicables.

S'il n'y a pas de réponse au deuxième e-mail, la partie lésée peut vouloir consulter un avocat et lui faire envoyer un e-mail depuis son bureau.

• La partie fautive peut répondre qu'elle n'a pas violé le contrat. La partie lésée doit faire attention à la façon dont elle répond au cas où l'autre partie aurait raison.

• La partie fautive peut demander une rencontre pour discuter de la situation. Cela peut être un bon moyen de résoudre le problème, mais il est recommandé d'avoir l'aide d'un avocat pour trouver une solution.

• La partie fautive peut convenir qu'elle est en faute. Si cela se produit, la partie lésée doit décider comment résoudre le problème. Habituellement, un accord de règlement formel est signé. Un avocat pourra vous aider.

Voici un exemple d'e-mail pour une rupture de contrat. Il doit être envoyé conformément aux directives énoncées dans le contrat pour ces e-mails et envoyé à la personne ou à l'entreprise avec laquelle la partie lésée a le contrat.

Exemple d'e-mail de rupture de contrat

Sujet: Rupture de contrat

Cher nom de la partie en infraction :

Cet e-mail est une mise en demeure pour discuter d'une violation par vous du contrat que vous et moi avons signé le DATE pour nettoyer les débris sur la propriété d'un acre à ADDRESS. Selon le contrat, vous avez accepté de terminer le projet d'ici le DATE. 

Cependant, un mois plus tard, le DATE, la propriété n'a pas été nettoyée. J'ai joint des photos de la propriété prises hier le DATE.

Veuillez me contacter dès que vous recevez cet avis de violation, afin que nous puissions organiser le nettoyage de la propriété dès que possible. Si je n'ai pas de vos nouvelles d'ici le DATE, j'exercerai tous les recours juridiques disponibles.

Sincèrement,

Nom imprimé de la partie lésée
Liste des pièces jointes : photographies de la propriété

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