Rédaction d'une lettre de demande commerciale [échantillon gratuit]

Toute correspondance professionnelle que vous écrivez se reflétera sur votre entreprise ainsi que sur vous. Lorsque vous demandez quelque chose à une autre personne par écrit, la lettre doit être soigneusement rédigée avec un libellé approprié et un professionnalisme approprié.

Certaines de ces lettres de demande peuvent avoir un ton plus exigeant ou même menaçant dans certains cas, et votre objectif est de créer une lettre amicale et professionnelle qui vous aide à atteindre le résultat final.

Protégez l'image de votre entreprise

Il peut s'agir d'informations, d'un paiement dû ou d'autre chose. En apprenant à rédiger une lettre de demande commerciale qui vous donne les résultats que vous recherchez, vous pouvez protéger l'image de votre entreprise et générer des résultats.

Choisissez le bon format et les bonnes fournitures

Aujourd'hui, certaines correspondances commerciales sont complétées par un format numérique, tel que le courrier électronique. Cependant, lorsque vous demandez formellement quelque chose que vous voulez ou dont vous avez besoin, il est toujours préférable de continuer à utiliser une lettre formelle sur du papier à en-tête professionnel.

Cela présentera votre cas avec la force de votre entreprise derrière. Un e-mail est moins formel et il se peut que vous n'ayez pas l'impression que vous demandez personnellement quelque chose plutôt que l'entreprise.

Sélectionnez votre présentation

Dans la plupart des cas, il est préférable de garder l'introduction ou la salutation de la lettre aussi formelle que possible.

Cela signifie s'adresser à la personne par son titre, tel que M., Mme ou Dr avec son nom de famille. Dans la plupart des cas, une lettre de demande professionnelle n'ira pas à quelqu'un avec qui vous êtes très proche.

Sinon, vous pouvez simplement décrocher le téléphone et faire votre demande de manière beaucoup moins formelle.

Même si vous vous êtes peut-être adressé à cette personne par son prénom dans le passé, la situation de demander formellement quelque chose par écrit exige souvent également une salutation plus formelle.

Cela donne le ton de la lettre, vous devez donc accorder à la salutation l'attention qu'elle mérite.

Soyez direct avec votre message

Avec une lettre de demande commerciale, il est préférable de ne pas trop couler dans vos choix de mots ou d'entrer dans beaucoup de détails sur la nature de votre relation avec eux. 

Au lieu de cela, fournissez une brève explication concernant la raison de la lettre ainsi que la demande que vous êtes sur le point de faire.

Par exemple, vous pouvez indiquer que les services ont été rendus à une date précise et que les factures ont été envoyées à des dates antérieures sans réponse. 

Peut-être qu'on vous a promis des informations ou autre chose, et maintenant vous aimeriez recevoir ce qui vous a été promis. 

Plutôt que de simplement demander ce que vous voulez, il est important que vous fournissiez une explication claire de la raison pour laquelle vous en faites maintenant une demande formelle.

Incluez votre appel à l'action ou votre demande

Vous devez terminer le corps de votre lettre par un appel à l'action ou une demande spécifique. Par exemple, vous pouvez avoir besoin d'informations qui vous sont envoyées à une date précise pour un projet sur lequel vous travaillez. 

Peut-être avez-vous besoin d'un paiement avant une certaine date ou le compte sera remis aux recouvrements.

Le ton et la formulation de l'appel à l'action ou de la demande doivent rester professionnels et civils, et peuvent même être de nature amicale. 

Évitez d'être menaçant à tout moment, même si vous demandez un paiement en souffrance.

Vous pouvez accomplir cela en leur offrant un numéro de téléphone auquel ils peuvent vous appeler pour discuter davantage de la question, ou vous pouvez leur proposer de conduire jusqu'à leur bureau pour récupérer les informations que vous demandez si cela leur est plus facile.

Si vous demandez un paiement ou quelque chose qui peut facilement être envoyé par la poste, vous pouvez même inclure une enveloppe de retour timbrée pour qu'il soit plus pratique pour eux de remplir la demande. Fermez votre lettre avec une clôture formelle et votre signature en direct pour l'authentifier.

Vérifiez votre travail

Avant d'envoyer votre lettre de demande commerciale, prenez le temps de relire tout votre travail. Si vous êtes préoccupé par le ton ou la formulation, vous pouvez demander à un collègue de vous suggérer de meilleurs choix de mots ou de meilleures structures de phrases.

Il y a des moments où vous voulez dire quelque chose, mais vous êtes incapable de structurer une approche amicale et non menaçante. 

De plus, n'oubliez pas que les fautes de frappe et d'orthographe peuvent souvent entraîner des malentendus et de la confusion. Vous ne voulez pas perdre le sens de votre lettre à cause d'un petit problème de grammaire ou d'une faute de frappe.

Préparer une lettre de demande commerciale est une merveilleuse façon de demander formellement quelque chose que vous jugez nécessaire ou même qui vous est dû. 

Il peut rester civil et professionnel, et il peut même être amical. Gardez ces étapes à l'esprit lorsque vous préparez un brouillon pour votre lettre de demande, et vous pourrez faire votre demande plus facilement et en toute confiance.

Exemple de lettre de demande commerciale

Ron Mott
231 8th rue
Oakland, Californie, 94755

23 mai 2022

Pam Robinson
Responsable de Vente
3459, chemin des ventes
Baltimore, Maryland, 21202

Cher Robinson, 

Je suis Ron Mott, le directeur des ventes de la société ABC. Nous nous sommes brièvement rencontrés le mois dernier à l'ABC Sales Conference. 

L'une des représentantes de notre équipe de vente, Janet Jackson, doit se rendre à Baltimore le 15 juin et aimerait beaucoup vous rencontrer brièvement pendant environ 30 à 45 minutes entre 11 h et 2 h si possible. 

Janet Jackson a effectué des recherches approfondies sur votre entreprise et pense qu'il peut vous proposer une proposition mutuellement bénéfique. 

Serait-il possible de rencontrer Janet Jackson à cette date et heure ? Je vous contacterai à la fin de la semaine pour répondre à toutes vos questions et passer en revue tous les détails concernant la réunion. Nous pouvons mettre en place une autre heure si nécessaire. 

Sincèrement, 

Signature
Ron Mott
CEO
Société XYZ

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