एक व्यापार अनुरोध पत्र लिखना [नि: शुल्क नमूना]

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कोई भी पेशेवर पत्राचार जो आप लिखते हैं वह आपके व्यवसाय के साथ-साथ आप पर भी प्रतिबिंबित होगा। जब आप किसी अन्य व्यक्ति से लिखित रूप में कुछ अनुरोध करते हैं, तो पत्र को उचित शब्दों और उपयुक्त व्यावसायिकता के साथ सावधानीपूर्वक तैयार किया जाना चाहिए।

इनमें से कुछ अनुरोध पत्रों में कुछ मामलों में अधिक मांग या धमकी देने का स्वर हो सकता है, और आपका लक्ष्य एक दोस्ताना, पेशेवर पत्र बनाना है जो आपको अंतिम परिणाम प्राप्त करने में मदद करता है।

अपनी व्यावसायिक छवि को सुरक्षित रखें

यह जानकारी, भुगतान जो देय है या कुछ और हो सकता है। व्यवसाय अनुरोध पत्र लिखना सीखकर जो आपको वे परिणाम देता है जिनकी आप तलाश कर रहे हैं, आप अपनी व्यावसायिक छवि की रक्षा कर सकते हैं और परिणाम उत्पन्न कर सकते हैं।

सही प्रारूप और आपूर्ति चुनें

कुछ व्यावसायिक पत्राचार आज एक डिजिटल प्रारूप के माध्यम से पूरा किया जाता है, जैसे ईमेल। हालाँकि, जब आप औपचारिक रूप से किसी ऐसी चीज़ की माँग कर रहे हैं जो आप चाहते हैं या जिसकी आपको आवश्यकता है, तब भी व्यावसायिक लेटरहेड पर एक औपचारिक पत्र का उपयोग जारी रखना एक बेहतर विचार है।

यह आपके मामले को इसके पीछे आपके व्यवसाय की ताकत के साथ पेश करेगा। एक ईमेल कम औपचारिक होता है, और ऐसा नहीं लग सकता है कि आप व्यक्तिगत रूप से व्यवसाय के बजाय कुछ मांग रहे हैं।

अपना परिचय चुनें

ज्यादातर मामलों में, पत्र के परिचय या अभिवादन को यथासंभव औपचारिक रखना सबसे अच्छा है।

इसका मतलब है कि व्यक्ति को उनके शीर्षक से संबोधित करना, जैसे कि मिस्टर, मिसेज या डॉ। उनके अंतिम नाम के साथ। ज्यादातर मामलों में, एक पेशेवर अनुरोध पत्र किसी ऐसे व्यक्ति के पास नहीं जाएगा, जिसके आप बहुत करीबी हैं।

अन्यथा, आप बस फोन उठा सकते हैं और बहुत कम औपचारिक तरीके से अपना अनुरोध कर सकते हैं।

जबकि आपने इस व्यक्ति को अतीत में उनके पहले नाम से संबोधित किया होगा, औपचारिक रूप से लिखित रूप में कुछ अनुरोध करने की स्थिति अक्सर अधिक औपचारिक अभिवादन की भी मांग करती है।

यह पत्र का स्वर सेट करता है, इसलिए आपको अभिवादन को वह ध्यान देना चाहिए जिसके वह योग्य है।

अपने संदेश के साथ सीधे रहें

एक व्यावसायिक अनुरोध पत्र के साथ, अपने शब्द विकल्पों के साथ अत्यधिक प्रवाह न करना या उनके साथ अपने संबंधों की प्रकृति के बारे में बहुत सारी पृष्ठभूमि के विवरण में जाना सबसे अच्छा नहीं है। 

इसके बजाय, पत्र के कारण के साथ-साथ आप जो अनुरोध करने जा रहे हैं, उसके बारे में एक संक्षिप्त स्पष्टीकरण प्रदान करें।

उदाहरण के लिए, आप संकेत कर सकते हैं कि सेवाओं को एक विशिष्ट तिथि पर प्रदान किया गया था, और चालान जहां बिना किसी प्रतिक्रिया के पूर्व तिथियों पर भेजे गए थे। 

शायद आपसे जानकारी या कुछ और देने का वादा किया गया था, और अब आप वह प्राप्त करना चाहेंगे जो आपसे वादा किया गया था। 

आप जो चाहते हैं उसका अनुरोध करने के बजाय, यह महत्वपूर्ण है कि आप इसका स्पष्ट विवरण दें कि अब आप इसके लिए औपचारिक अनुरोध क्यों कर रहे हैं।

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अपना कॉल टू एक्शन या अनुरोध शामिल करें

आपको अपने पत्र के मुख्य भाग को एक विशिष्ट कॉल टू एक्शन या अनुरोध के साथ समाप्त करना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपको जिस प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, उसके लिए आपको किसी विशिष्ट तिथि तक आपको भेजी गई जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। 

शायद आपको किसी निश्चित तिथि तक भुगतान की आवश्यकता है या खाता संग्रह में बदल दिया जाएगा।

कॉल टू एक्शन या अनुरोध पर स्वर और शब्दांकन पेशेवर और सभ्य रहना चाहिए, और यह प्रकृति में मित्रवत भी हो सकता है। 

हर समय धमकी देने से बचें, भले ही आप किसी ऐसे भुगतान का अनुरोध कर रहे हों जो बकाया है।

आप इस मामले पर आगे चर्चा करने के लिए आपको कॉल करने के लिए उन्हें एक फ़ोन नंबर देकर इसे पूरा कर सकते हैं, या आप उनके कार्यालय से ऐसी जानकारी लेने की पेशकश कर सकते हैं जिसका आप अनुरोध कर रहे हैं यदि यह उनके लिए आसान है।

यदि आप भुगतान का अनुरोध कर रहे हैं या कुछ ऐसा जो आसानी से मेल किया जा सकता है, तो आप उनके लिए अनुरोध को भरने के लिए इसे और अधिक सुविधाजनक बनाने के लिए एक मुद्रांकित रिटर्न लिफाफा भी शामिल कर सकते हैं। औपचारिक समापन के साथ अपने पत्र को बंद करें और इसे प्रमाणित करने के लिए अपने लाइव हस्ताक्षर करें।

अपने काम की दोबारा जांच करें

अपना व्यावसायिक अनुरोध पत्र भेजने से पहले, अपने सभी कार्यों को प्रूफ़ पढ़ने के लिए समय निकालें। यदि आप स्वर या शब्दों के बारे में चिंतित हैं, तो आप किसी सहकर्मी से बेहतर शब्द विकल्प या वाक्य संरचना के लिए सुझाव देने के लिए कह सकते हैं।

ऐसे समय होते हैं जब आप कुछ कहना चाहते हैं लेकिन एक ऐसे दृष्टिकोण की संरचना करने में असमर्थ होते हैं जो मैत्रीपूर्ण और गैर-धमकी देने वाला हो। 

इसके अलावा, याद रखें कि टंकण और गलत वर्तनी के परिणामस्वरूप अक्सर गलतफहमी और भ्रम हो सकता है। आप एक छोटे व्याकरण के मुद्दे या टाइपो के कारण अपने पत्र का अर्थ खोना नहीं चाहते हैं।

एक व्यावसायिक अनुरोध पत्र तैयार करना औपचारिक रूप से कुछ ऐसा माँगने का एक शानदार तरीका है जो आपको लगता है कि आवश्यक है या यहाँ तक कि आप पर बकाया है। 

यह सभ्य और पेशेवर रह सकता है, और यह मैत्रीपूर्ण भी हो सकता है। अपने अनुरोध पत्र के लिए एक मसौदा तैयार करते समय इन चरणों को ध्यान में रखें, और आप अधिक आसानी से और आत्मविश्वास से अपना अनुरोध करने में सक्षम होंगे।

नमूना व्यापार अनुरोध पत्र

रॉन मोटो
231 8th स्ट्रीट
ओकलैंड, सीए, 94755

23 मई 2022

पाम रॉबिन्सन
बिक्री प्रबंधक
3459 सेल्स रोड
बाल्टीमोर, एमडी, 21202

प्रिय रॉबिन्सन, 

मैं एबीसी कंपनी का बिक्री निदेशक रॉन मॉट हूं। हम संक्षेप में पिछले महीने एबीसी बिक्री सम्मेलन में मिले थे। 

हमारी बिक्री टीम के प्रतिनिधियों में से एक, जेनेट जैक्सन 15 जून को बाल्टीमोर में होने वाली है और यदि संभव हो तो सुबह 30 बजे से दोपहर 45 बजे के दौरान लगभग 11-2 मिनट के लिए आपसे संक्षेप में मिलना चाहेंगे। 

जेनेट जैक्सन ने आपके व्यवसाय पर व्यापक शोध किया है और सोचता है कि वह आपको पारस्परिक रूप से लाभप्रद प्रस्ताव दे सकता है। 

क्या इस तारीख और समय पर जेनेट जैक्सन से मिलना संभव होगा? आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए और बैठक के बारे में किसी भी विवरण पर जाने के लिए मैं सप्ताह के अंत में आपसे संपर्क करूंगा। यदि आवश्यक हो तो हम वैकल्पिक समय निर्धारित कर सकते हैं। 

निष्ठा से, 

हस्ताक्षर
रॉन मोटो
सीईओ
XYZ कंपनी

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