Scrivere una lettera di richiesta per cartelle cliniche [con campione]

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Ognuno ha il diritto di richiedere l'accesso alla propria anamnesi. È facile ottenerne una copia scrivendo una lettera all'ufficio di un medico o all'ospedale. Ci sono diversi motivi per cui un individuo scriverebbe a lettera di richiesta cartella clinica

I motivi più comuni sono:

  • Fare una richiesta di assicurazione
  • Cambiare operatore sanitario
  • Trasferirsi fuori dallo stato
  • Tenere una cartella clinica personale
  • Ottenere una seconda opinione
  • Presentare una causa per negligenza medica

Per facilitare la ricerca dei documenti da parte dell'ospedale o dello studio medico, la persona dovrebbe includere quante più informazioni possibili come nome completo o nomi se il nome è cambiato a causa del matrimonio o dell'adozione, data di nascita, indirizzo attuale e numero di telefono come nonché l'indirizzo precedente se quello era l'indirizzo utilizzato durante il trattamento. 

Se l'individuo desidera solo determinati record, dovrebbe elencare i record desiderati, in modo che non vengano addebitati per i record di cui non ha bisogno. 

Cartelle cliniche provengono da molti luoghi diversi insieme a ospedali e studi medici. Gli individui potrebbero dover inviare una lettera a laboratori, infermieri privati, anestesisti, fisioterapisti, diagnostici MRI, chiropratici e farmacie.

I record più comuni richiesti da un medico curante sono:

  • Fatture e ricevute
  • Registri di prescrizione
  • Raggi X
  • Registri di vaccinazione
  • Risultati dei test di monitoraggio CAT, DKG, DDG, NMR e fetale
  • Risultati dei test diagnostici

I record più spesso richiesti da un ospedale o una clinica sono:

  • Registri di ammissione
  • Registri del pronto soccorso
  • I registri dell'anestesista
  • Registri di scarico
  • Cartelle ambulatoriali
  • Rapporti di patologia
  • Appunti dell'infermiera
  • Referti pre e post operatori
  • Record di terapia

Secondo l' Legge sulla portabilità e responsabilità delle assicurazioni sanitarie (HIPAAA) e le linee guida dei regolamenti del Dipartimento della salute e dei servizi umani, il medico o l'ospedale a cui è richiesto di fornire le cartelle cliniche può addebitare una tariffa ragionevole per la copia delle cartelle. 

Possono anche addebitare spese di spedizione se l'individuo richiede che i record vengano inviati a un indirizzo specifico. 

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Le linee guida consentono inoltre all'operatore sanitario di rispondere alle richieste di record entro 30 giorni con un'ulteriore estensione di 30 giorni per una buona ragione. Gli stati possono anche avere leggi che richiedono una tariffa inferiore o una differenza di tempo per rispondere.

Modulo di rilascio medico

Molti medici e ospedali richiedono che i pazienti compilino un modulo di rilascio medico. La persona dovrebbe chiamare l'ufficio e chiedere se questo è necessario perché farà risparmiare tempo alla persona che cerca i documenti, risparmiando così tempo per la persona che richiede. Il modulo può essere compilato, firmato e incluso nella lettera di richiesta degli atti.

I registri possono essere inviati alla residenza della persona, allo studio di un altro medico o a una compagnia di assicurazioni. Tuttavia, un individuo può richiedere solo la propria cartella clinica. Se vogliono richiedere i documenti di un membro della famiglia, avranno bisogno del permesso scritto del membro della famiglia. 

Se desiderano richiedere la cartella clinica di una persona deceduta, avranno bisogno del permesso del parente più prossimo. Ogni ospedale può avere regolamenti diversi per la gestione delle domande dei parenti prossimi, quindi la persona dovrebbe chiamare l'ospedale per scoprire i propri regolamenti. 

Ecco un esempio di lettera di richiesta di cartelle cliniche. Dovrebbe essere scritto in uno stile aziendale formale e inviato tramite posta certificata.

Poiché c'è un lasso di tempo entro il quale l'operatore sanitario può rispondere, è saggio che l'individuo abbia la prova dell'ora in cui è stata ricevuta la lettera.

Esempio di lettera di richiesta di cartelle cliniche

Nome
Il tuo indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP

DATA

Nome dell'operatore sanitario
Nome dell'ospedale o di altra struttura, se applicabile
Indirizzo dell'operatore sanitario
Città (*): Stato (*): CAP

RE: Richiesta di copie della mia cartella clinica. Numero ID: NUMERO

Gentile Nome dell'Operatore Sanitario,

Sto scrivendo questa lettera per richiedere copie di tutte le mie cartelle cliniche che hai.

Ho compreso che secondo la legge sulla portabilità e la responsabilità dell'assicurazione sanitaria (HIPAA) e le normative del Dipartimento della salute e dei servizi umani, ho il diritto di avere copie delle mie cartelle cliniche.

Sono stato curato nella vostra STRUTTURA dal DATE al DATE. Desidero copie di tutti i risultati delle mie analisi del sangue, studi di imaging, rapporti operativi, nonché note di medici e infermieri, consultazioni con specialisti, referral e qualsiasi altro record nella mia cartella clinica.

Comprendo che potresti addebitare una tariffa ragionevole per la copia dei record, nonché per l'affrancatura per spedire i rapporti all'indirizzo sopra indicato. Tuttavia, non addebiterai il tempo speso per individuare i record.

Spero di ricevere le registrazioni di cui sopra entro 30 giorni come specificato in HIPAA o di ricevere una lettera che indichi il motivo di qualsiasi ritardo. Posso essere contattato al 555-123-4567 o a Name@email.com in caso di domande.

Grazie per il tuo tempo dedicato a questa questione.

Cordiali saluti,

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Nome
Elenco degli allegati se è allegata una busta indirizzata o un modulo di liberatoria medica

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