Scrivere un'e-mail di congedo di emergenza familiare [campione gratuito]

È noto che quando la famiglia di una persona è in difficoltà, è più produttivo per il suo datore di lavoro lasciare che si occupi dell'emergenza piuttosto che tenerla al lavoro mentre è preoccupata e stressante.

Quando ciò accade, potrebbe essere necessario che un membro della famiglia lo faccia prendere emergenza lasciare dal suo lavoro per aiutare a casa. Non è possibile, in tali circostanze, richiedere anticipatamente il congedo. 

Tuttavia, è cortese e responsabile nonché essenziale informare un datore di lavoro o un dipartimento delle risorse umane se una persona ha bisogno di lasciare il lavoro rapidamente.

Regole

È importante seguire tutte le regole e i regolamenti relativi al congedo nel contratto di una persona, ma sarà consentito anche il congedo di emergenza. 

La persona interessata deve scrivere un'e-mail di congedo di emergenza familiare al proprio datore di lavoro o al responsabile delle risorse umane per richiedere questo tipo di congedo.

Alcune aziende hanno politiche di congedo di emergenza e potrebbero richiedere una prova dell'emergenza come un rapporto di polizia su un incidente automobilistico o documenti medici relativi a una malattia o altro incidente.

Il dipendente deve assicurarsi di seguire tutte le politiche aziendali in materia di congedo di emergenza. Questo tipo di congedo non deve essere utilizzato come congedo per malattia per il dipendente. 

Legge sui congedi familiari e medici

Secondo l' Legge sul congedo familiare e medico negli Stati Uniti, le persone hanno il diritto di assentarsi dal lavoro per legittime emergenze familiari senza preoccuparsi di perdere il lavoro o di essere retrocesse.

Insieme alla malattia o all'infortunio, altri motivi per prendere un congedo di emergenza familiare sono la nascita o l'adozione di un bambino. I dipendenti potrebbero voler utilizzare il loro tempo di ferie per il congedo di emergenza. In caso contrario, il congedo potrebbe essere senza retribuzione.

Un'e-mail di congedo di emergenza familiare dovrebbe contenere:

  • Il tipo di emergenza
  • La data prevista per il ritorno
  • Le informazioni di contatto del dipendente
  • Altri dettagli che potrebbero chiarire la situazione

Il tono dell'e-mail dovrebbe essere rispettoso oltre che convincente. Non è consigliabile parlare a lungo di un terribile incidente o malattia. Tuttavia, è importante fornire dettagli sul motivo della richiesta di congedo di emergenza.

Ad esempio, l'e-mail potrebbe indicare che il figlio del dipendente ha avuto un incidente d'auto ed è stato portato in ospedale, ma non è necessario che la gamba del bambino sia rotta o che potrebbero esserci gravi lesioni interne.

Date specifiche

Anche se un congedo di emergenza non può essere pianificato, dovrebbe contenere date specifiche. Ad esempio, la persona potrebbe voler lasciare l'ufficio immediatamente, ma dovrebbe fornire una data per quando prevede di tornare.

In alcuni casi, potrebbe non essere possibile fornire una data di ritorno, ma il dipendente dovrebbe provare a selezionare una data di ritorno anche se è più lunga del necessario. Potrebbero aver bisogno solo di due giorni per occuparsi dell'emergenza o potrebbero aver bisogno di due settimane.

Di seguito è riportato un esempio di e-mail di congedo di emergenza familiare. Dovrebbe essere scritto in uno stile formale di lettera d'affari e consegnato a mano alla persona interessata. Come per tutte le comunicazioni formali, si raccomanda al dipendente di conservare una copia dell'e-mail nei propri archivi.

Il dipendente deve inviare l'e-mail al datore di lavoro o al responsabile delle risorse umane e una copia al suo supervisore diretto, in modo che l'e-mail venga inserita nel fascicolo del dipendente.

Esempio di e-mail di congedo di emergenza familiare

A: datore di lavoro@business.com
cc: supervisor@business.com

Soggetto: Congedo di emergenza

Gentile Nome del datore di lavoro:

Questa email è per informarti che devo prendere un congedo di emergenza a partire da oggi. Mia figlia mi ha appena chiamato per informarmi che mia moglie è crollata nel negozio di alimentari ed è stata portata al nome dell'ospedale.

Devo andare in ospedale il prima possibile. Non so ancora se è gravemente malata e vi informerò appena possibile. Ho intenzione di tornare al lavoro dopodomani il DATE perché ho bisogno di un giorno per organizzare che qualcuno venga a vivere nella nostra casa per alcuni giorni fino a quando mia moglie non sarà dimessa dall'ospedale.

Ho informato i miei colleghi della mia situazione e sono certo che il mio lavoro non ne risentirà durante questo periodo. Posso essere contattato al numero di telefono in qualsiasi momento se hai domande o desideri maggiori informazioni. Sono raggiungibile anche all'indirizzo e-mail.

Grazie per la tua considerazione in questo momento inquietante. Non vedo l'ora di ricevere una risposta positiva.

Cordiali saluti,

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