Scrivere una lettera di richiesta di rimborso [con campione]

Per beni o servizi che non sono stati ricevuti o restituiti e per i quali è richiesto il rimborso, il consumatore può scrivere una lettera di richiesta di rimborso. 

La lettera deve essere breve e puntuale, descrivendo la merce o il servizio e il motivo per cui il cliente ritiene di avere diritto al rimborso.

richiesta formale

Le richieste di rimborso devono essere formali e non utilizzare un linguaggio minaccioso o critico nei confronti dell'azienda a cui stanno scrivendo. 

Se al momento dell'acquisto è stata fornita una garanzia per un rimborso completo entro un certo periodo di tempo, ciò dovrebbe essere menzionato nella lettera. 

Motivo per richiedere il rimborso

 motivo per richiedere il rimborso dovrebbe anche essere chiaramente indicato. Qualunque sia il motivo, la lettera di base conterrà una premessa, richiesta di rimborso, motivazione della richiesta, documentazione a supporto, apprezzamento e aspettative.

Alcuni dei motivi per cui i consumatori chiedono un rimborso sono:

  1. Impossibilità a frequentare un corso universitario per malattia
  2. Impossibile partecipare a un centro fitness a causa di malattia
  3. Insoddisfazione per un servizio di pulizia
  4. Consegna errata
  5. Merce danneggiata
  6. Apparecchio difettoso

La lettera deve essere convincente

È importante che la lettera convinca il destinatario che un rimborso è la sua migliore linea d'azione. Molte aziende e aziende preferiscono emettere un rimborso a un cliente a lungo termine piuttosto che no. 

Questo perché la fedeltà dei clienti è importante. Per un'azienda costa meno mantenere buoni clienti che ottenerne di nuovi. 

Se il consumatore è un cliente fedele, dovrebbe menzionarlo nella lettera. Anche se il cliente è nuovo, è nell'interesse dell'azienda renderlo felice.

politica di rimborso

Prima di scrivere la lettera di richiesta di rimborso, il consumatore dovrebbe ricercare la politica di rimborso dell'azienda o dell'università. La lettera dovrebbe fare riferimento alla politica dell'azienda. 

Questo può essere trovato su una ricevuta, un ordine di acquisto o un sito Web nella pagina del servizio clienti. Se non viene menzionata una chiara politica di rimborso, il consumatore dovrebbe chiamare l'azienda e chiedere informazioni. 

Se sono presenti ricevute, ordini di acquisto, fatture o altri documenti pertinenti, è necessario allegarne copia alla lettera. 

Eventuali dettagli come numeri d'ordine o numeri di identificazione del cliente devono essere menzionati nella lettera. Questi aiuteranno l'azienda a identificare la transazione. 

Dichiara chiaramente ciò che vogliono

Il consumatore dovrebbe indicare chiaramente ciò che desidera. Potrebbe essere un rimborso totale o parziale. Se l'azienda sa cosa renderà felice il consumatore, c'è una migliore possibilità che si adegui. 

In caso di richiesta di rimborso di un servizio per malattia, il consumatore deve allegare copia della documentazione giustificativa di un medico. Se c'è un altro motivo come la perdita di un lavoro, dovrebbe essere inclusa la documentazione di supporto per dimostrarlo.

Limite di tempo per i rimborsi

Le lettere di richiesta di rimborso devono essere inviate non appena il consumatore si accorge dell'esistenza di un difetto o di non poter usufruire di un servizio. Più aspettano per fare la richiesta, meno possibilità hanno di successo. C'è spesso un limite di tempo per i rimborsi, ad esempio 30 o 90 giorni. 

Di seguito è riportato un esempio di una lettera di richiesta di rimborso per le tasse universitarie. È molto importante che la lettera venga inviata entro qualsiasi termine. Molti college non danno rimborsi, ma consentono circostanze attenuanti. La lettera deve essere inviata tramite posta certificata, in modo che il mittente abbia prova dell'ora e della data in cui la lettera è stata inviata e ricevuta. 

Eventuali allegati devono essere copie e non documenti originali. Il consumatore deve conservare un registro di tutte le comunicazioni con l'università o l'azienda. 

Esempio di lettera di richiesta di rimborso per le tasse universitarie

Nome
Il tuo indirizzo
Città (*): Stato (*): CAP

DATA

Servizi finanziari
Nome dell'università
Indirizzo dell'Università
Città (*): Stato (*): CAP

Egregi Signori, 

Sono uno studente del semestre estivo di [Nome dell'Università]. Sono stato iscritto al corso di Storia dell'India iniziato il [DATA]. Questa lettera è per richiedere un rimborso completo per la mia quota di iscrizione di $ 225.

Secondo le politiche di rimborso dell'università redatte nel Manuale dello studente, verrà concesso un rimborso completo se lo studente si ritira dal corso entro sei settimane dall'inizio del corso. Come puoi vedere dalla ricevuta di recesso allegata, sono entro quel limite. 

Il motivo per cui sono costretto a rinunciare a questo corso è a causa di un incidente stradale in cui mi sono rotto entrambe le gambe. Sarò sottoposto a terapia fisica per le prossime otto settimane e non potrò frequentare le lezioni. 

In allegato una lettera del mio medico, [DR. NOME], nonché una copia dei registri ospedalieri. Grazie per la vostra attenzione a questa questione e non vedo l'ora di ricevere il rimborso completo.

Se hai domande o hai bisogno di ulteriori informazioni, posso essere contattato al 555-123-4567 o all'indirizzo Name@email.com. 

Cordiali saluti,

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