Scrivere una lettera di richiesta commerciale [campione gratuito]

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Qualsiasi corrispondenza professionale che scrivi si rifletterà sulla tua attività oltre che su di te. Quando si richiede qualcosa per iscritto ad un'altra persona, la lettera deve essere redatta con cura, con una formulazione adeguata e con adeguata professionalità.

Alcune di queste lettere di richiesta possono avere un tono di essere più esigenti o addirittura minacciose in alcuni casi, e il tuo obiettivo è creare una lettera amichevole e professionale che ti aiuti a raggiungere il risultato finale.

Proteggi la tua immagine aziendale

Potrebbe trattarsi di informazioni, pagamento dovuto o qualcos'altro. Imparando a scrivere una lettera di richiesta commerciale che ti porti i risultati che stai cercando, puoi proteggere la tua immagine aziendale e generare risultati.

Scegli il formato e le forniture giuste

Parte della corrispondenza commerciale oggi viene completata attraverso un formato digitale, come l'e-mail. Tuttavia, quando chiedi formalmente qualcosa che desideri o di cui hai bisogno, è comunque un'idea migliore continuare a utilizzare una lettera formale su carta intestata commerciale.

Questo presenterà il tuo caso con la forza della tua attività dietro di esso. Un'e-mail è meno formale e potrebbe non sembrare che tu stia chiedendo personalmente qualcosa piuttosto che l'attività.

Seleziona la tua introduzione

Nella maggior parte dei casi, è meglio mantenere l'introduzione o il saluto della lettera il più formale possibile.

Ciò significa rivolgersi alla persona con il suo titolo, come Mr., Mrs. o Dr. insieme al suo cognome. Nella maggior parte dei casi, una lettera di richiesta professionale non andrà a qualcuno a cui sei molto legato.

Altrimenti, puoi semplicemente alzare il telefono e fare la tua richiesta in un modo molto meno formale.

Anche se in passato potresti aver chiamato questa persona per nome, la situazione di richiedere formalmente qualcosa per iscritto spesso richiede anche un saluto più formale.

Questo dà il tono della lettera, quindi dovresti dare al saluto l'attenzione che merita.

Sii diretto con il tuo messaggio

Con una lettera di richiesta di affari, è meglio non fluire eccessivamente con le tue scelte di parole o entrare in molti dettagli di fondo sulla natura del tuo rapporto con loro. 

Fornisci invece una breve spiegazione sul motivo della lettera e sulla richiesta che stai per fare.

Ad esempio, potresti indicare che i servizi sono stati forniti in una data specifica e le fatture sono state inviate in date precedenti senza risposta. 

Forse ti sono state promesse informazioni o qualcos'altro e ora vorresti ricevere ciò che ti è stato promesso. 

Piuttosto che richiedere semplicemente ciò che desideri, è importante fornire una chiara spiegazione del motivo per cui ora stai facendo una richiesta formale per questo.

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Includi il tuo invito all'azione o richiesta

Dovresti terminare il corpo della tua lettera con un invito all'azione o una richiesta specifica. Ad esempio, potresti aver bisogno di informazioni che ti vengano inviate entro una data specifica per un progetto su cui stai lavorando. 

Forse hai bisogno del pagamento entro una certa data o l'account verrà trasferito agli incassi.

Il tono e la formulazione dell'invito all'azione o della richiesta dovrebbero rimanere professionali e civili e potrebbero anche essere di natura amichevole. 

Evita di essere sempre minaccioso, anche se stai richiedendo un pagamento scaduto.

Puoi ottenere ciò offrendo loro un numero di telefono a cui chiamarti per discutere ulteriormente la questione, oppure puoi offrirti di guidare dal loro ufficio per raccogliere le informazioni che stai richiedendo se è più facile per loro.

Se stai richiedendo un pagamento o qualcosa che può essere facilmente spedito per posta, puoi anche includere una busta di ritorno affrancata per rendere più conveniente per loro riempire la richiesta. Chiudi la tua lettera con una chiusura formale e la tua firma dal vivo per autenticarla.

Ricontrolla il tuo lavoro

Prima di inviare la tua lettera di richiesta commerciale, prenditi del tempo per rileggere tutto il tuo lavoro. Se sei preoccupato per il tono o la formulazione, puoi chiedere a un collega di offrirti suggerimenti per una migliore scelta delle parole o strutture delle frasi.

Ci sono momenti in cui vuoi dire qualcosa ma non sei in grado di strutturare un approccio amichevole e non minaccioso. 

Inoltre, ricorda che errori di battitura ed errori di ortografia possono spesso causare incomprensioni e confusione. Non vuoi perdere il significato della tua lettera a causa di un piccolo problema grammaticale o di un errore di battitura.

Preparare una lettera di richiesta commerciale è un modo meraviglioso per chiedere formalmente qualcosa che ritieni sia necessario o addirittura dovuto a te. 

Può rimanere civile e professionale e può anche essere amichevole. Tieni a mente questi passaggi mentre prepari una bozza per la tua lettera di richiesta e sarai in grado di presentare la tua richiesta in modo più semplice e sicuro.

Esempio di lettera di richiesta commerciale

Ron Motti
231 8th Via
Oakland, California, 94755

23 Maggio 2022

Pam Robinson
Responsabile Vendite
3459 Strada delle vendite
Baltimora, MD, 21202

Caro Robinson, 

Sono Ron Mott, il Direttore Vendite di ABC Company. Ci siamo incontrati brevemente il mese scorso alla ABC Sales Conference. 

Uno dei rappresentanti del nostro team di vendita, Janet Jackson, dovrebbe essere a Baltimora il 15 giugno e vorrebbe incontrarti brevemente per circa 30-45 minuti tra le 11:2 e le XNUMX:XNUMX, se possibile. 

Janet Jackson ha svolto ricerche approfondite sulla tua attività e pensa di poterti offrire una proposta reciprocamente vantaggiosa. 

Sarebbe possibile incontrare Janet Jackson in questa data e ora? Ti contatterò alla fine della settimana per rispondere a qualsiasi tua domanda e per esaminare tutti i dettagli relativi all'incontro. Possiamo impostare un orario alternativo, se necessario. 

Cordiali saluti, 

Firma
Ron Motti
CEO
Società XYZ

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