Een verzoekbrief voor medische dossiers schrijven [met voorbeeld]

Iedereen heeft het recht om inzage in de eigen medische geschiedenis te vragen. Het is gemakkelijk om een ​​kopie te krijgen door een brief te schrijven naar een dokterspraktijk of ziekenhuis. Er zijn verschillende redenen waarom een ​​persoon een zou schrijven verzoekbrief medische dossiers

De meest voorkomende redenen zijn:

  • Een verzekeringsclaim indienen
  • Veranderen van zorgaanbieder
  • Verhuizen uit de staat
  • Het bijhouden van een persoonlijk medisch dossier
  • Een second opinion krijgen
  • Een rechtszaak wegens medische wanpraktijken indienen

Om het voor het ziekenhuis of de dokterspraktijk gemakkelijk te maken om de dossiers te vinden, moet de persoon zoveel mogelijk informatie opnemen, zoals de volledige naam of namen als de naam is veranderd vanwege een huwelijk of adoptie, geboortedatum, huidig ​​adres en telefoonnummer zoals evenals het vorige adres als dat het adres was dat tijdens de behandeling werd gebruikt. 

Als het individu alleen bepaalde records wil, moeten ze de records vermelden die ze willen, zodat er geen kosten in rekening worden gebracht voor records die ze niet nodig hebben. 

Medische gegevens komen uit veel verschillende plaatsen, samen met ziekenhuizen en dokterspraktijken. Individuen moeten mogelijk een brief sturen naar laboratoria, particuliere verpleegkundigen, anesthesiologen, fysiotherapeuten, MRI-diagnoses, chiropractoren en apotheken. 

De meest voorkomende dossiers die worden opgevraagd bij een behandelend arts zijn:

  • Rekeningen en bonnen
  • Receptrecords
  • röntgenstralen
  • Vaccinatiegegevens
  • Resultaten van CAT-, DKG-, DDG-, NMR- en foetale monitoringtests
  • Diagnostische testresultaten

De dossiers die het vaakst worden opgevraagd bij een ziekenhuis of kliniek zijn:

  • toelatingsrecords
  • EHBO-records
  • Gegevens van anesthesiologen
  • kwijting records
  • poliklinische dossiers
  • Pathologierapporten
  • Aantekeningen van de verpleegster
  • Pre- en postoperatieve rapporten
  • Therapiegegevens

Volgens de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de richtlijnen van het ministerie van Volksgezondheid en Human Service kan de arts of het ziekenhuis die wordt verzocht om medische dossiers te verstrekken, een redelijke vergoeding vragen voor het kopiëren van de dossiers. 

Ze kunnen ook verzendkosten in rekening brengen als de persoon verzoekt om de records naar een specifiek adres te sturen. 

De richtlijnen stellen de zorgaanbieder ook in staat om binnen 30 dagen te reageren op verzoeken om dossiers met een extra verlenging van 30 dagen om een ​​goede reden. Staten kunnen ook wetten hebben die een lagere vergoeding of tijdsverschil vereisen om te reageren.

Medisch vrijgaveformulier

Veel artsen en ziekenhuizen eisen dat patiënten een medisch vrijgaveformulier invullen. De persoon moet het kantoor bellen en vragen of dit nodig is, omdat het tijd zal besparen voor de persoon die naar de records zoekt, en daarmee tijd bespaart voor de persoon die erom vraagt. Het formulier kan worden ingevuld, ondertekend en bijgevoegd in de brief waarin de administratie wordt opgevraagd. 

De gegevens kunnen worden verzonden naar de woonplaats van de persoon, een andere dokterspraktijk of naar een verzekeringsmaatschappij. Een persoon kan echter alleen zijn eigen medische dossier opvragen. Als ze de administratie van een gezinslid willen opvragen, hebben ze schriftelijke toestemming van het gezinslid nodig. 

Als ze het medisch dossier van een overledene willen opvragen, hebben ze toestemming nodig van de nabestaanden. Elk ziekenhuis kan verschillende regels hebben voor het afhandelen van aanvragen van nabestaanden, dus de persoon moet het ziekenhuis bellen om hun regels te weten te komen. 

Hier is een voorbeeld van een verzoekbrief voor medische dossiers. Het moet in formele zakelijke stijl worden geschreven en per aangetekende post worden verzonden. 

Aangezien er een tijdsbestek is voor de zorgverlener om te antwoorden, is het verstandig dat de persoon een bewijs heeft van het tijdstip waarop de brief is ontvangen. 

Voorbeeldbrief voor aanvraag van medische dossiers

Uw naam
Uw adres
Plaats, provincie, postcode

DATUM

Naam zorgaanbieder
Naam van ziekenhuis of andere instelling indien van toepassing
Adres zorgaanbieder
Plaats, provincie, postcode

RE: Kopieën van mijn medische dossiers opvragen. ID-nummer: NUMBER

Beste naam zorgaanbieder,

Ik schrijf deze brief om kopieën op te vragen van mijn medische dossiers die u heeft.

Ik heb begrepen dat ik volgens de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de voorschriften van het Department of Health and Human Services recht heb op kopieën van mijn medische dossiers.

Ik werd behandeld in uw FACILITEIT van DATUM tot DATUM. Ik wil graag kopieën van al mijn bloedtestresultaten, beeldvormende onderzoeken, operatieverslagen, evenals aantekeningen van artsen en verpleegkundigen, consultaties met specialisten, verwijzingen en elk ander record in mijn medisch dossier.

Ik begrijp dat u een redelijke vergoeding kunt vragen voor het kopiëren van de gegevens, evenals voor de verzendkosten om de rapporten naar het bovenstaande adres te verzenden. U brengt echter geen kosten in rekening voor de tijd die u besteedt aan het lokaliseren van de records.

Ik hoop de bovenstaande gegevens binnen 30 dagen te ontvangen zoals gespecificeerd onder HIPAA of een brief te ontvangen met de reden voor eventuele vertraging. Ik kan worden bereikt op 555-123-4567 of een naam@email.com als je vragen hebt.

Dank u voor uw tijd in deze kwestie.

Hoogachtend,

Handtekening
Uw naam
Lijst van bijlagen als een geadresseerde envelop is bijgesloten of een medisch vrijgaveformulier

interessante vondsten