Een brief met teruggaveverzoek schrijven [met voorbeeld]

Voor goederen of diensten die niet zijn ontvangen of geretourneerd en waarvoor restitutie wordt gevraagd, kan een consument een brief met een verzoek tot restitutie schrijven. 

De brief moet kort en to-the-point zijn, waarin de goederen of diensten worden beschreven en waarom de klant denkt recht te hebben op restitutie.

formeel verzoek

Restitutieverzoeken moeten formeel zijn en geen taal gebruiken die bedreigend of kritisch is voor het bedrijf aan wie ze schrijven. 

Als er bij de aankoop een garantie voor volledige terugbetaling binnen een bepaalde periode is gegeven, moet dit in de brief worden vermeld. 

Reden voor het aanvragen van de terugbetaling

Het reden voor het aanvragen van de terugbetaling moet ook duidelijk vermeld worden. Wat de reden ook is, de basisbrief bevat een introductie, verzoek om terugbetaling, reden van het verzoek, ondersteunende documentatie, waardering en verwachtingen.

Enkele van de redenen waarom consumenten om terugbetaling vragen, zijn:

  1. Wegens ziekte niet kunnen deelnemen aan een hbo-opleiding
  2. Wegens ziekte niet kunnen deelnemen aan een fitnesscentrum
  3. Ontevredenheid over een schoonmaakdienst
  4. Verkeerde levering
  5. Beschadigde goederen
  6. Defect apparaat

Brief moet overtuigend zijn

Het is belangrijk dat de brief de ontvanger ervan overtuigt dat een terugbetaling de beste manier van handelen is. Veel bedrijven en bedrijven geven liever een terugbetaling aan een langetermijnklant dan niet. 

Dit komt omdat klantloyaliteit belangrijk is. Het kost een bedrijf minder om goede klanten te behouden dan om nieuwe te krijgen. 

Indien de consument een trouwe klant is, dient hij dit in de brief te vermelden. Zelfs als de klant nieuw is, is het in het belang van het bedrijf om ze tevreden te houden.

restitutie beleid

Voordat u de brief met het verzoek tot terugbetaling schrijft, moet de consument het restitutiebeleid van het bedrijf of de universiteit onderzoeken. De brief moet verwijzen naar het beleid van het bedrijf. 

Deze vind je op een kassabon, bestelbon of website op de klantenservicepagina. Als er geen duidelijk restitutiebeleid wordt vermeld, moet de consument het bedrijf bellen en ernaar vragen. 

Indien er bonnen, inkooporders, facturen of andere relevante documenten zijn, dienen kopieën hiervan bij de brief te worden gevoegd. 

Alle details zoals bestelnummers of klantidentificatienummers moeten in de brief worden vermeld. Deze zullen het bedrijf helpen de transactie te identificeren. 

Geef duidelijk aan wat ze willen

De consument moet duidelijk aangeven wat hij wil. Het kan een volledige of gedeeltelijke terugbetaling zijn. Als het bedrijf weet waar de consument blij van wordt, is de kans groter dat ze zich hieraan zullen houden. 

In het geval van een verzoek om terugbetaling voor een dienst wegens ziekte, dient de consument kopieën van ondersteunende documentatie van een arts bij te voegen. Als er een andere reden is, zoals het verlies van een baan, moet ondersteunende documentatie worden toegevoegd om dit te bewijzen.

Tijdslimiet voor terugbetalingen

Brieven waarin om terugbetaling wordt gevraagd, moeten worden verzonden zodra de consument merkt dat er een defect is of dat hij geen gebruik kan maken van een dienst. Hoe langer ze wachten om het verzoek in te dienen, hoe kleiner de kans op succes. Er is vaak een tijdslimiet voor terugbetalingen, zoals 30 of 90 dagen. 

Hieronder vindt u een voorbeeld van een brief met een verzoek tot terugbetaling van collegegeld. Het is erg belangrijk dat de brief binnen een bepaalde termijn wordt verzonden. Veel hogescholen geven geen restituties, maar ze zorgen voor verzachtende omstandigheden. De brief moet per aangetekende post worden verzonden, zodat de afzender een bewijs heeft van de tijd en datum waarop de brief is verzonden en ontvangen. 

Alle bijlagen moeten kopieën zijn en geen originele documenten. De consument dient een register bij te houden van alle communicatie met de universiteit of het bedrijf. 

Voorbeeldbrief voor restitutieverzoek voor collegegeld

Uw naam
Uw adres
Plaats, provincie, postcode

DATUM

Financial Services
Naam van de universiteit
Adres van de universiteit
Plaats, provincie, postcode

Geachte heren, 

Ik ben student in het zomersemester van [Naam universiteit]. Ik was ingeschreven voor de cursus Geschiedenis van India die op [DATE] begon. Deze brief is om een ​​volledige terugbetaling van mijn collegegeld van $ 225 aan te vragen.

Volgens het restitutiebeleid van de universiteit, geschreven in de Studentenhandleiding, wordt volledige restitutie verleend als de student zich binnen zes weken na het begin van de cursus terugtrekt uit de cursus. Zoals je kunt zien op het bijgevoegde opnameformulier, zit ik binnen die limiet. 

De reden dat ik genoodzaakt ben om te stoppen met deze cursus is vanwege een auto-ongeluk waarbij ik beide benen brak. Ik zal de komende acht weken fysiotherapie ondergaan en zal niet naar de les kunnen komen. 

Bijgesloten is een brief van mijn arts, [DR. NAAM], evenals een kopie van de ziekenhuisgegevens. Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie en ik kijk uit naar de volledige terugbetaling.

Als je vragen hebt of meer informatie nodig hebt, ben ik bereikbaar op 555-123-4567 of op Name@email.com. 

Hoogachtend,

Uw handtekening
Uw gedrukte naam
Lijst met behuizingen

interessante vondsten