Een zakelijke verzoekbrief schrijven [gratis voorbeeld]

Alle professionele correspondentie die u schrijft, zal zowel op uw bedrijf als op u reflecteren. Wanneer u schriftelijk iets van een ander verzoekt, moet de brief zorgvuldig zijn opgesteld met de juiste bewoordingen en met de juiste professionaliteit.

Sommige van deze verzoekbrieven kunnen in sommige gevallen een meer veeleisende of zelfs dreigende toon hebben, en uw doel is om een ​​vriendelijke, professionele brief te maken die u helpt om het eindresultaat te bereiken.

Bescherm uw bedrijfsimago

Dit kan informatie zijn, een verschuldigde betaling of iets anders. Door te leren hoe u een zakelijke verzoekbrief schrijft waarmee u de resultaten krijgt waarnaar u op zoek bent, kunt u uw bedrijfsimago beschermen en resultaten genereren.

Kies het juiste formaat en benodigdheden

Sommige zakelijke correspondentie wordt tegenwoordig voltooid via een digitaal formaat, zoals e-mail. Wanneer u echter formeel om iets vraagt ​​dat u wilt of nodig hebt, is het nog steeds een beter idee om een ​​formele brief op zakelijk briefpapier te blijven gebruiken.

Dit zal uw zaak presenteren met de kracht van uw bedrijf erachter. Een e-mail is minder formeel en het lijkt misschien niet alsof u persoonlijk om iets vraagt ​​in plaats van om het bedrijf.

Selecteer uw introductie

In de meeste gevallen is het het beste om de inleiding of aanhef van de brief zo ​​formeel mogelijk te houden.

Dit betekent dat u de persoon aanspreekt met zijn titel, zoals meneer, mevrouw of dr. samen met zijn achternaam. In de meeste gevallen gaat een professionele verzoekbrief niet naar iemand met wie je een hechte band hebt.

Anders kunt u gewoon de telefoon pakken en uw verzoek op een veel minder formele manier indienen.

Hoewel je deze persoon in het verleden misschien met zijn voornaam hebt aangesproken, vereist de situatie waarin je formeel iets schriftelijk aanvraagt, vaak ook een meer formele begroeting.

Dit zet de toon van de brief, dus geef de aanhef de aandacht die het verdient.

Wees direct met uw bericht

Met een zakelijke verzoekbrief kunt u het beste niet al te veel overdrijven met uw woordkeuzes of veel achtergrondinformatie geven over de aard van uw relatie met hen. 

Geef in plaats daarvan een korte uitleg over de reden van de brief en van het verzoek dat u gaat doen.

U kunt bijvoorbeeld aangeven dat diensten op een bepaalde datum zijn verleend en dat facturen op eerdere datums zijn verzonden zonder antwoord. 

Misschien is u informatie of iets anders beloofd en wilt u nu ontvangen wat u is beloofd. 

In plaats van simpelweg te vragen wat je wilt, is het belangrijk dat je duidelijk uitlegt waarom je nu een formeel verzoek doet.

Voeg uw oproep tot actie of verzoek toe

U moet de hoofdtekst van uw brief eindigen met een specifieke oproep tot actie of verzoek. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat u op een bepaalde datum informatie ontvangt voor een project waaraan u werkt. 

Misschien moet u voor een bepaalde datum betalen of wordt de rekening overgedragen aan incasso's.

De toon en bewoording bij de oproep tot actie of het verzoek moeten professioneel en beleefd blijven, en het kan zelfs vriendelijk van aard zijn. 

Vermijd te allen tijde bedreigend, zelfs als u een betaling aanvraagt ​​die achterstallig is.

U kunt dit bereiken door een telefoonnummer aan te bieden waarop zij u kunnen bellen om de zaak verder te bespreken, of u kunt aanbieden om langs hun kantoor te rijden om de informatie op te halen waar u om vraagt ​​als dat voor hen gemakkelijker is.

Als u een betaling aanvraagt ​​of iets dat gemakkelijk per post kan worden verzonden, kunt u zelfs een gefrankeerde retourenvelop toevoegen om het voor hen gemakkelijker te maken om aan het verzoek te voldoen. Sluit uw brief af met een formele afsluiting en uw live handtekening om het te authenticeren.

Controleer je werk dubbel

Voordat u uw zakelijke verzoekbrief verzendt, moet u de tijd nemen om al uw werk te controleren. Als je je zorgen maakt over de toon of bewoording, kun je een collega vragen je suggesties te doen voor betere woordkeuzes of zinsstructuren.

Er zijn momenten waarop je iets wilt zeggen, maar niet in staat bent om een ​​vriendelijke en niet-bedreigende benadering te structureren. 

Houd er bovendien rekening mee dat typefouten en spelfouten vaak tot misverstanden en verwarring kunnen leiden. U wilt de betekenis van uw brief niet verliezen vanwege een klein grammaticaprobleem of typfout.

Het opstellen van een zakelijke verzoekbrief is een geweldige manier om formeel om iets te vragen waarvan u denkt dat het nodig is of dat u zelfs verschuldigd bent. 

Het kan beschaafd en professioneel blijven, en het kan zelfs vriendelijk zijn. Houd deze stappen in gedachten bij het opstellen van een concept voor uw verzoekbrief, zodat u uw verzoek gemakkelijker en met meer vertrouwen kunt indienen.

Voorbeeld zakelijke verzoekbrief

Ron Mott
231 8th Straat
Oakland, CA, 94755

23 mei 2022

Pam Robinson
Sales Manager
3459 Verkoopweg
Baltimore, Maryland, 21202

Beste Robinson, 

Ik ben Ron Mott, de verkoopdirecteur van ABC Company. We hebben elkaar vorige maand kort ontmoet op ABC Sales Conference. 

Janet Jackson, een van onze vertegenwoordigers van het verkoopteam, staat gepland voor 15 juni in Baltimore en zou graag een korte ontmoeting met u hebben voor ongeveer 30-45 minuten ergens tussen 11 en 2 uur, indien mogelijk. 

Janet Jackson heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar uw bedrijf en denkt dat hij u een voorstel kan doen dat voor beide partijen voordelig is. 

Zou het mogelijk zijn om Janet Jackson op deze datum en tijd te ontmoeten? Ik zal aan het einde van de week contact met je opnemen om al je vragen te beantwoorden en alle details met betrekking tot de vergadering door te nemen. Indien nodig kunnen we een alternatief tijdstip afspreken. 

Hoogachtend, 

Handtekening
Ron Mott
CEO
XYZ Company

interessante vondsten