Skrive et forespørselsbrev for medisinske journaler [med prøve]

lær MER

Alle har rett til å be om innsyn i sin egen sykehistorie. Det er enkelt å få en kopi ved å skrive et brev til et legekontor eller sykehus. Det er flere grunner til at en person vil skrive en forespørsel om medisinsk journal

De vanligste årsakene er:

  • Fremsette et forsikringskrav
  • Bytte helsepersonell
  • Flytte ut av staten
  • Føre personlig journal
  • Får en second opinion
  • Innlevering av søksmål om medisinsk feilbehandling

For å gjøre det enkelt for sykehuset eller legekontoret å finne journalene, bør den enkelte inkludere så mye informasjon som mulig som fullt navn eller navn dersom navnet endres på grunn av ekteskap eller adopsjon, fødselsdato, nåværende adresse og telefonnummer som samt tidligere adresse hvis det var adressen som ble brukt under behandlingstiden. 

Hvis den enkelte bare vil ha visse poster, bør de føre opp postene de ønsker, slik at de ikke belastes for poster de ikke trenger. 

Medisinske journaler kommer fra mange forskjellige steder sammen med sykehus og legekontorer. Enkeltpersoner må kanskje sende et brev til laboratorier, private sykepleiere, anestesileger, fysioterapeuter, MR-diagnostikere, kiropraktorer og apotek.

De vanligste journalene som etterspørres fra en behandlende lege er:

  • Regninger og kvitteringer
  • Reseptjournaler
  • Røntgenbilder
  • Vaksinasjonsprotokoller
  • Resultater av CAT, DKG, DDG, NMR og fosterovervåkingstester
  • Diagnostiske testresultater

De journalene som oftest blir bedt om fra et sykehus eller klinikk er:

  • Opptaksprotokoller
  • Legevaktjournaler
  • Anestesilegens journaler
  • Utskrivningsprotokoller
  • Polikliniske journaler
  • Patologi rapporter
  • Sykepleiers notater
  • Pre- og postoperative rapporter
  • Terapijournaler

Ifølge Helseforsikringsportabilitet og ansvarlig lov (HIPAA) og Department of Health and Human Service forskrifter retningslinjer legen eller sykehuset som blir bedt om å gi journaler, kan kreve et rimelig gebyr for kopiering av journalene. 

De kan også ta betalt for porto hvis den enkelte ber om at journalene sendes til en bestemt adresse. 

lær MER

Retningslinjene tillater også helsepersonell å svare på forespørsler om journal innen 30 dager med ytterligere 30 dagers forlengelse av en god grunn. Stater kan også ha lover som krever en lavere avgift eller tidsforskjell for å svare.

Medisinsk utgivelsesskjema

Mange leger og sykehus krever at pasienter fyller ut et medisinsk utgivelsesskjema. Den enkelte bør ringe kontoret og spørre om dette er nødvendig fordi det vil spare tid for den som leter etter journalene, og dermed spare tid for den som ber om. Skjemaet kan fylles ut, signeres og inkluderes i brevet som ber om journalene.

Journalene kan sendes til den enkeltes bolig, et annet legekontor eller til et forsikringsselskap. En person kan imidlertid bare be om sine egne journaler. Hvis de ønsker å be om et familiemedlems journaler, trenger de skriftlig tillatelse fra familiemedlemmet. 

Dersom de ønsker å be om journalen til en avdød person, trenger de tillatelse fra pårørende. Hvert sykehus kan ha ulike regler for håndtering av søknader om pårørende, så personen bør ringe sykehuset for å finne ut deres regelverk. 

Her er et eksempel på forespørsel om medisinsk journal. Den skal skrives i formell forretningsstil og sendes med sertifisert post.

Siden det er en tidsramme for helsepersonell å svare, er det lurt for den enkelte å ha bevis for når brevet ble mottatt.

Eksempel på forespørsel om medisinske journaler

Navnet ditt
Adressebok
By (*): Stat (*): Postnummer

INFORMASJON

Navn på helsepersonell
Navn på sykehus eller annen innretning hvis aktuelt
Adresse til helsepersonell
By (*): Stat (*): Postnummer

RE: Be om kopier av journalene mine. ID-nummer: NUMBER

Kjære navn på helsepersonell,

Jeg skriver dette brevet for å be om kopier av alle medisinske journaler du har.

Jeg har forstått at i henhold til Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) og Department of Health and Human Services forskrifter, har jeg rett til å få kopier av mine medisinske journaler.

Jeg ble behandlet i FASILITETEN din fra DATE til DATE. Jeg vil gjerne ha kopier av alle mine blodprøveresultater, bildeundersøkelser, operasjonsrapporter, samt notater fra leger og sykepleiere, konsultasjoner med spesialister, henvisninger og annen journal i min medisinske journal.

Jeg forstår at du kan kreve et rimelig gebyr for å kopiere postene, samt for porto for å sende rapportene til adressen ovenfor. Du vil imidlertid ikke ta betalt for tid brukt på å finne postene.

Jeg håper å motta opplysningene ovenfor innen 30 dager som spesifisert under HIPAA eller motta et brev som angir årsaken til eventuell forsinkelse. Jeg kan nås på 555-123-4567 eller en Name@email.com hvis du har spørsmål.

Takk for at du tok deg tid til å ta deg av denne saken.

Vennlig hilsen,

Signatur
Navnet ditt
Liste over vedlegg hvis en adressert konvolutt er vedlagt eller et medisinsk utgivelsesskjema

interessante funn