Skrive et refusjonsforespørselsbrev [med prøve]

For varer eller tjenester som ikke ble mottatt eller returnert og som det kreves refusjon for, kan en forbruker skrive et refusjonsforespørselsbrev. 

Brevet skal være kort og konkret, og beskrive varene eller tjenesten og hvorfor kunden mener de har krav på refusjon.

formell forespørsel

Refusjonsforespørsler bør være formelle og ikke bruke språk som er truende eller kritisk til selskapet de skriver til. 

Dersom garanti for full refusjon innen en viss tidsperiode ble gitt ved kjøp, bør dette nevnes i brevet. 

Årsak til å be om refusjon

De grunn til å be om refusjon skal også fremgå tydelig. Uansett årsak vil det grunnleggende brevet inneholde en introduksjon, forespørsel om refusjon, begrunnelse for forespørselen, støttedokumentasjon, takknemlighet og forventninger.

Noen av grunnene til at forbrukere ber om refusjon er:

  1. Kan ikke delta på høyskolekurs på grunn av sykdom
  2. Kan ikke delta på treningssenter på grunn av sykdom
  3. Misnøye med en renholdstjeneste
  4. Feil levering
  5. Skadede varer
  6. Defekt apparat

Brevet må være overbevisende

Det er viktig at brevet overbeviser mottakeren om at refusjon er deres beste handling. Mange bedrifter og selskaper vil heller gi en tilbakebetaling til en langsiktig kunde enn ikke. 

Dette er fordi kundelojalitet er viktig. Det koster mindre for en bedrift å beholde gode kunder enn å få nye. 

Hvis forbrukeren er en lojal kunde, bør de nevne dette i brevet. Selv om kunden er ny, er det i selskapets beste interesse å holde dem fornøyde.

angrerett

Før du skriver refusjonsforespørselsbrevet, bør forbrukeren undersøke refusjonspolitikken til selskapet eller universitetet. Brevet bør vise til selskapets policy. 

Dette finner du på en kvittering, innkjøpsordre eller nettside på kundeservicesiden. Hvis det ikke er nevnt noen klar refusjonspolicy, bør forbrukeren ringe selskapet og spørre om det. 

Dersom det foreligger kvitteringer, innkjøpsordrer, fakturaer eller andre relevante dokumenter, skal kopier av disse følge med brevet. 

Eventuelle detaljer som ordrenummer eller kundeidentifikasjonsnummer bør oppgis i brevet. Disse vil hjelpe selskapet med å identifisere transaksjonen. 

Si tydelig hva de vil

Forbrukeren bør si tydelig hva de ønsker. Det kan være en hel eller delvis refusjon. Hvis selskapet vet hva som vil gjøre forbrukeren fornøyd, er det større sjanse for at de vil overholde. 

Ved forespørsel om refusjon for en tjeneste på grunn av sykdom, bør forbrukeren inkludere kopier av støttedokumentasjon fra lege. Hvis det er en annen årsak, for eksempel tap av jobb, bør dokumentasjon som beviser dette inkluderes.

Tidsbegrensning for refusjon

Brev som ber om refusjon skal sendes så snart forbrukeren innser at det er en mangel eller at de ikke kan dra nytte av en tjeneste. Jo lenger de venter med å sende forespørselen, jo mindre sjanse har de for å lykkes. Det er ofte en frist for refusjon som 30 eller 90 dager. 

Nedenfor er et eksempel på et refusjonsforespørselsbrev for høyskoleundervisning. Det er svært viktig at brevet sendes innen en eventuell frist. Mange høyskoler gir ikke refusjon, men de åpner for lindrende forhold. Brevet skal sendes med bekreftet post, slik at avsender har bevis på klokkeslett og dato brevet ble sendt og mottatt. 

Eventuelle vedlegg skal være kopier og ikke originaldokumenter. Forbrukeren bør holde oversikt over all kommunikasjon med universitetet eller selskapet. 

Eksempel på refusjonsforespørselsbrev for høyskoleundervisning

Navnet ditt
Adressebok
By (*): Stat (*): Postnummer

INFORMASJON

Finansielle tjenester
Navn på universitetet
Adresse til universitetet
By (*): Stat (*): Postnummer

Kjære herrer, 

Jeg er student i sommersemesteret til [Navn på universitetet]. Jeg ble registrert på History of India-kurset som begynte [DATE]. Dette brevet er for å be om full refusjon for studieavgiften min på $225.

I henhold til universitetets refusjonsretningslinjer som er skrevet i studenthåndboken, vil full refusjon gis dersom studenten trekker seg fra kurset innen seks uker fra kursstart. Som du ser på vedlagte uttaksseddel, er jeg innenfor den grensen. 

Grunnen til at jeg blir tvunget til å trekke meg fra dette kurset er på grunn av en bilulykke der jeg brakk begge bena. Jeg skal gjennom fysioterapi de neste åtte ukene og vil ikke kunne delta på timen. 

Vedlagt er et brev fra min lege, [DR. NAVN], samt en kopi av sykehusjournalene. Takk for oppmerksomheten din på denne saken, og jeg ser frem til å motta hele refusjonen.

Hvis du har spørsmål eller trenger mer informasjon, kan jeg nås på 555-123-4567 eller på Name@email.com. 

Vennlig hilsen,

Din signatur
Ditt trykte navn
Liste over vedlegg

interessante funn