Skrive et brev med forretningsforespørsel [gratis prøve]

Enhver profesjonell korrespondanse som du skriver vil reflektere over virksomheten din så vel som på deg. Når du ber om noe fra en annen skriftlig, må brevet være nøye utformet med passende ordlyd og passende profesjonalitet.

Noen av disse forespørselsbrevene kan ha en tone av å være mer krevende eller til og med truende i noen tilfeller, og målet ditt er å lage et vennlig, profesjonelt brev som hjelper deg med å oppnå sluttresultatet.

Beskytt bedriftens image

Dette kan være informasjon, betaling som forfaller eller noe annet. Ved å lære hvordan du skriver et forretningsforespørselsbrev som gir deg resultatene du leter etter, kan du beskytte bedriftens image og generere resultater.

Velg riktig format og rekvisita

Noe forretningskorrespondanse i dag fullføres gjennom et digitalt format, for eksempel e-post. Men når du formelt ber om noe du ønsker eller trenger, er det fortsatt en bedre idé å fortsette å bruke et formelt brev på brevpapir.

Dette vil presentere din sak med styrken til virksomheten din bak seg. En e-post er mindre formell, og det kan ikke se ut som om du personlig ber om noe i stedet for virksomheten.

Velg din introduksjon

I de fleste tilfeller er det best å holde innledningen eller hilsenen til brevet så formell som mulig.

Dette betyr å adressere personen med tittelen, for eksempel Mr., Mrs. eller Dr. sammen med etternavnet. I de fleste tilfeller vil ikke et profesjonelt forespørselsbrev gå til noen du er veldig nært med.

Ellers kan du ganske enkelt ta telefonen og sende forespørselen din på en langt mindre formell måte.

Selv om du kanskje har adressert denne personen med fornavnet deres tidligere, krever situasjonen med å formelt be om noe skriftlig også en mer formell hilsen.

Dette setter tonen i brevet, så du bør gi hilsenen den oppmerksomheten den fortjener.

Vær direkte med budskapet ditt

Med et forretningsforespørselsbrev er det best å ikke bli altfor flytende med ordvalgene dine eller å gå inn i mange bakgrunnsdetaljer om arten av forholdet ditt til dem. 

Gi i stedet en kort forklaring angående årsaken til brevet så vel som for forespørselen du er i ferd med å komme med.

Du kan for eksempel indikere at tjenester ble levert på en bestemt dato, og fakturaer ble sendt på tidligere datoer uten svar. 

Kanskje du ble lovet informasjon eller noe annet, og nå vil du gjerne motta det som ble lovet deg. 

I stedet for bare å be om det du ønsker, er det viktig at du gir en klar forklaring på hvorfor du nå fremsetter en formell forespørsel om det.

Inkluder din oppfordring til handling eller forespørsel

Du bør avslutte hoveddelen av brevet med en spesifikk oppfordring til handling eller forespørsel. Det kan for eksempel hende du trenger informasjon sendt til deg innen en bestemt dato for et prosjekt du jobber med. 

Kanskje du trenger betaling innen en bestemt dato, ellers vil kontoen bli overført til samlinger.

Tonen og ordlyden ved oppfordringen til handling eller forespørselen bør forbli profesjonell og sivil, og den kan til og med være vennlig. 

Unngå å være truende til enhver tid, selv om du ber om en betaling som er forfalt.

Du kan oppnå dette ved å tilby et telefonnummer de kan ringe deg på for å diskutere saken videre, eller du kan tilby å kjøre innom kontoret deres for å hente informasjonen du ber om hvis det er lettere for dem.

Hvis du ber om en betaling eller noe som enkelt kan sendes i posten, kan du til og med inkludere en stemplet returkonvolutt for å gjøre det enklere for dem å fylle forespørselen. Lukk brevet ditt med en formell avslutning og din levende signatur for å autentisere det.

Dobbeltsjekk arbeidet ditt

Før du sender bedriftsforespørselsbrevet ditt, bør du ta deg tid til å korrekturlese alt arbeidet ditt. Hvis du er bekymret for tonen eller ordlyden, kan du be en kollega om å gi deg forslag til bedre ordvalg eller setningsstrukturer.

Det er tider når du vil si noe, men ikke klarer å strukturere en tilnærming som er vennlig og ikke-truende. 

Husk i tillegg at skrivefeil og stavefeil ofte kan føre til misforståelser og forvirring. Du vil ikke miste betydningen av brevet ditt på grunn av et lite grammatikkproblem eller skrivefeil.

Å utarbeide et brev med forretningsforespørsel er en fantastisk måte å formelt be om noe du føler er nødvendig eller til og med skylder deg. 

Det kan forbli sivilt og profesjonelt, og det kan til og med være vennlig. Ha disse trinnene i bakhodet når du utarbeider et utkast til forespørselsbrevet ditt, og du vil lettere og trygt kunne sende inn forespørselen din.

Eksempel på forretningsforespørselsbrev

Ron Mott
231 8th Gate
Oakland, CA, 94755

Kan 23, 2022

Pam Robinson
Sales Manager
3459 Salgsvei
Baltimore, MD, 21202

Kjære Robinson, 

Jeg er Ron Mott, salgsdirektør i ABC Company. Vi møttes kort forrige måned på ABC Sales Conference. 

En av våre salgsteamrepresentanter, Janet Jackson, skal etter planen være i Baltimore 15. juni og vil gjerne ha et kort møte med deg i ca. 30-45 minutter en gang mellom kl. 11 og 2 hvis mulig. 

Janet Jackson har gjort omfattende undersøkelser om virksomheten din og tror han kan tilby deg et gjensidig fordelaktig forslag. 

Ville det være mulig å møte Janet Jackson på denne datoen og klokkeslettet? Jeg vil kontakte deg i slutten av uken for å svare på spørsmålene dine og gå gjennom eventuelle detaljer angående møtet. Vi kan sette opp et alternativt tidspunkt hvis det er nødvendig. 

Vennlig hilsen, 

Signatur
Ron Mott
CEO
XYZ Company

interessante funn