Escrevendo uma carta de solicitação de registros médicos [com amostra]

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Todos têm o direito de solicitar acesso ao seu próprio histórico médico. É fácil obter uma cópia escrevendo uma carta para um consultório médico ou hospital. Existem várias razões pelas quais um indivíduo escreveria um carta de solicitação de registros médicos

Os motivos mais comuns são:

  • Fazendo uma reclamação de seguro
  • Mudar de operadora de saúde
  • Saindo do estado
  • Manter um registro médico pessoal
  • Obtendo uma segunda opinião
  • Ação de ação de improbidade médica

Para tornar mais fácil para o hospital ou consultório médico encontrar os registros, o indivíduo deve incluir o máximo de informações possível, como nome completo ou nomes se o nome mudou por causa de casamento ou adoção, data de nascimento, endereço atual e número de telefone como bem como o endereço anterior se esse foi o endereço utilizado durante o tratamento. 

Se o indivíduo deseja apenas determinados registros, ele deve listar os registros que deseja, para que não seja cobrado por registros de que não precisa. 

Registros médicos vêm de muitos lugares diferentes, juntamente com hospitais e consultórios médicos. Os indivíduos podem precisar enviar uma carta para laboratórios, enfermeiros particulares, anestesiologistas, fisioterapeutas, diagnosticadores de ressonância magnética, quiropráticos e farmácias.

Os registros mais comuns solicitados a um médico assistente são:

  • Contas e recibos
  • Registros de prescrição
  • X-Rays
  • Registros de vacinação
  • Resultados dos testes de CAT, DKG, DDG, NMR e monitoramento fetal
  • Resultados do teste de diagnóstico

Os registros mais solicitados de um hospital ou clínica são:

  • Registros de admissão
  • Registros de pronto-socorro
  • Prontuários do anestesiologista
  • Registros de alta
  • Registros ambulatoriais
  • Relatórios de patologia
  • notas da enfermeira
  • Relatórios pré e pós-operatórios
  • Registros de terapia

De acordo com Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) e as diretrizes dos regulamentos do Departamento de Saúde e Serviços Humanos, o médico ou hospital solicitado a fornecer registros médicos pode cobrar uma taxa razoável pela cópia dos registros. 

Eles também podem cobrar a postagem se o indivíduo solicitar que os registros sejam enviados para um endereço específico. 

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As diretrizes também permitem que o profissional de saúde responda às solicitações de registros em 30 dias, com uma extensão adicional de 30 dias por um bom motivo. Os estados também podem ter leis que exigem uma taxa menor ou diferença de tempo para responder.

Formulário de liberação médica

Muitos médicos e hospitais exigem que os pacientes preencham um formulário de liberação médica. O indivíduo deve ligar para o escritório e perguntar se isso é necessário, pois economizará tempo para a pessoa que procura os registros, economizando tempo para o solicitante individual. O formulário pode ser preenchido, assinado e incluído na carta solicitando os registros.

Os registros podem ser enviados para a residência do indivíduo, outro consultório médico ou para uma seguradora. No entanto, um indivíduo só pode solicitar seus próprios registros médicos. Se eles quiserem solicitar os registros de um membro da família, eles precisarão de permissão por escrito do membro da família. 

Se desejarem solicitar os registros médicos de uma pessoa falecida, precisarão da permissão do parente mais próximo. Cada hospital pode ter regulamentos diferentes para lidar com solicitações de parentes mais próximos, portanto, a pessoa deve ligar para o hospital para descobrir seus regulamentos. 

Aqui está um exemplo de carta de solicitação de registros médicos. Deve ser escrito em estilo comercial formal e enviado por correio certificado.

Uma vez que existe um prazo para o profissional de saúde responder, é aconselhável que o indivíduo tenha uma prova da hora em que a carta foi recebida.

Amostra de Carta de Solicitação de Registros Médicos

Nome
Seu endereço
Cidade (*): Estado (*) Código postal

INFORMAÇÃO

Nome do prestador de cuidados de saúde
Nome do Hospital ou outra Instalação, se aplicável
Endereço do prestador de cuidados de saúde
Cidade (*): Estado (*) Código postal

RE: Solicitando cópias dos meus registros médicos. Número de identificação: NUMBER

Prezado Nome do Provedor de Saúde,

Estou escrevendo esta carta para solicitar cópias de quaisquer registros médicos meus que você tenha.

Compreendi que, de acordo com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) e os regulamentos do Departamento de Saúde e Serviços Humanos, tenho direito a ter cópias de meus registros médicos.

Fui tratado em suas INSTALAÇÕES de DATE a DATE. Gostaria de obter cópias de todos os resultados dos meus exames de sangue, exames de imagem, relatórios operacionais, bem como anotações de médicos e enfermeiros, consultas com especialistas, encaminhamentos e qualquer outro registro em meu prontuário médico.

Entendo que você pode cobrar uma taxa razoável pela cópia dos registros, bem como pela postagem para enviar os relatórios para o endereço acima. No entanto, você não cobrará pelo tempo gasto na localização dos registros.

Espero receber os registros acima dentro de 30 dias conforme especificado na HIPAA ou receber uma carta informando o motivo de qualquer atraso. Eu posso ser contatado em 555-123-4567 ou um Name@email.com se você tiver alguma dúvida.

Obrigado pelo seu tempo atendendo a este assunto.

Atenciosamente,

Assinatura
Nome
Lista de anexos se um envelope endereçado estiver incluído ou um formulário de liberação médica

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