Escrevendo uma carta de solicitação de reembolso [com amostra]

Para bens ou serviços que não foram recebidos ou devolvidos e para os quais é solicitado um reembolso, o consumidor pode escrever uma carta de solicitação de reembolso. 

A carta deve ser breve e direta, descrevendo os bens ou serviços e por que o cliente acredita que tem direito a um reembolso.

pedido formal

As solicitações de reembolso devem ser formais e não devem usar linguagem ameaçadora ou crítica à empresa para a qual estão escrevendo. 

Se uma garantia de reembolso total dentro de um determinado período de tempo foi dada no momento da compra, isso deve ser mencionado na carta. 

Motivo para solicitar o reembolso

motivo do pedido de reembolso também deve ser claramente indicado. Seja qual for o motivo, a carta básica incluirá uma introdução, pedido de reembolso, motivo do pedido, documentação de apoio, apreciação e expectativas.

Algumas das razões pelas quais os consumidores pedem um reembolso são:

  1. Incapaz de frequentar um curso universitário por causa de doença
  2. Incapaz de participar de um centro de fitness devido a doença
  3. Insatisfação com um serviço de limpeza
  4. Entrega incorreta
  5. Produtos danificados
  6. Aparelho com defeito

Carta deve ser convincente

É importante que a carta convença o destinatário de que um reembolso é o melhor curso de ação. Muitas empresas e empresas preferem emitir um reembolso para um cliente de longo prazo do que não. 

Isso ocorre porque a fidelidade do cliente é importante. Custa menos para uma empresa manter bons clientes do que conseguir novos. 

Se o consumidor for um cliente fiel, ele deve mencionar isso na carta. Mesmo que o cliente seja novo, é do interesse da empresa mantê-lo satisfeito.

Politica de reembolso

Antes de escrever a carta de solicitação de reembolso, o consumidor deve pesquisar a política de reembolso da empresa ou universidade. A carta deve referir-se à política da empresa. 

Isso pode ser encontrado em um recibo, pedido de compra ou site na página de atendimento ao cliente. Se não houver uma política de reembolso clara mencionada, o consumidor deve ligar para a empresa e perguntar sobre isso. 

Se houver recibos, ordens de compra, faturas ou outros documentos relevantes, cópias destes devem ser incluídas na carta. 

Quaisquer detalhes, como números de pedidos ou números de identificação do cliente, devem ser mencionados na carta. Isso ajudará a empresa a identificar a transação. 

Declare claramente o que eles querem

O consumidor deve indicar claramente o que deseja. Pode ser um reembolso total ou parcial. Se a empresa souber o que deixará o consumidor feliz, há uma chance maior de cumprir. 

No caso de solicitar o reembolso de um serviço por motivo de doença, o consumidor deve incluir cópias da documentação comprobatória de um médico. Se houver outro motivo, como perda de emprego, deve ser incluída documentação comprobatória para provar isso.

Limite de tempo para reembolsos

As cartas solicitando o reembolso devem ser enviadas assim que o consumidor perceber que há um defeito ou que não pode usufruir de um serviço. Quanto mais eles esperam para fazer o pedido, menor a chance de sucesso. Muitas vezes, há um limite de tempo para reembolsos, como 30 ou 90 dias. 

Abaixo está uma amostra de uma carta de solicitação de reembolso para mensalidades da faculdade. É muito importante que a carta seja enviada dentro de qualquer prazo. Muitas faculdades não dão reembolsos, mas permitem circunstâncias de atenuação. A carta deve ser enviada por carta registrada, para que o remetente tenha comprovação da hora e data em que a carta foi enviada e recebida. 

Quaisquer anexos devem ser cópias e não documentos originais. O consumidor deve manter um registro de todas as comunicações com a universidade ou empresa. 

Amostra de Carta de Solicitação de Reembolso para Mensalidade da Faculdade

Nome
Seu endereço
Cidade (*): Estado (*) Código postal

INFORMAÇÃO

Serviços Financeiros
Nome da Universidade
Endereço da Universidade
Cidade (*): Estado (*) Código postal

Prezados Senhores, 

Eu sou um estudante no semestre de verão de [Nome da Universidade]. Eu estava matriculado no curso de História da Índia que começou em [DATA]. Esta carta é para solicitar um reembolso total da minha taxa de matrícula de $ 225.

De acordo com as políticas de reembolso da universidade escritas no Manual do Aluno, um reembolso total será concedido se o aluno desistir do curso dentro de seis semanas a partir do início do curso. Como você pode ver no comprovante de retirada anexo, estou dentro desse limite. 

A razão pela qual sou forçado a desistir deste curso é por causa de um acidente de carro no qual quebrei as duas pernas. Vou fazer fisioterapia nas próximas oito semanas e não poderei assistir às aulas. 

Em anexo está uma carta do meu médico, [DR. NOME], bem como cópia do prontuário hospitalar. Agradecemos sua atenção a este assunto e aguardo o reembolso total.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, posso entrar em contato pelo telefone 555-123-4567 ou pelo nome@email.com. 

Atenciosamente,

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